Nếu bạn đang nhập khẩu thực phẩm bảo vệ sức khỏe hay mỹ phẩm từ Nhật Bản về Việt Nam, CFS là tài liệu có khả năng làm chậm cả lô hàng nhất — không phải vì nó khó hiểu, mà vì nó phải được xin từ phía nước ngoài, phải qua hợp pháp hóa lãnh sự, và thường bị nhớ ra quá muộn.

Nhiều doanh nghiệp đàm phán xong giá, chốt xong đơn hàng, rồi mới phát hiện nhà cung cấp nước ngoài chưa từng làm CFS bao giờ và không biết xin ở đâu. Đến lúc đó, thời gian chờ có thể tính bằng tháng. Bài viết giải thích CFS là gì theo quy định hiện hành, khi nào bắt buộc phải có, và những chi tiết kỹ thuật khiến hồ sơ bị trả lại.

💬 Đang chuẩn bị nhập một lô hàng Nhật và chưa rõ cần chứng từ gì? Sunsho Trade hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu và tìm nguồn hàng Nhật Bản chính ngạch — nhắn Zalo để trao đổi.

CFS là gì?

CFS (Certificate of Free Sale — Giấy chứng nhận lưu hành tự do) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận sản phẩm đó được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại chính thị trường nước đó.

Logic đằng sau rất đơn giản và cũng rất hợp lý: nếu một sản phẩm không được phép bán ở chính nước sản xuất ra nó, thì việc nó được nhập khẩu vào Việt Nam là điều đáng đặt câu hỏi. CFS là cơ chế để nước nhập khẩu kiểm tra điều này mà không cần tự thẩm định lại toàn bộ sản phẩm.

Tại Việt Nam, CFS được quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương, cụ thể:

  • Điều 10 — CFS đối với hàng hóa nhập khẩu
  • Điều 11 — CFS đối với hàng hóa xuất khẩu
  • Phụ lục V — danh mục hàng hóa và thẩm quyền quản lý CFS

Chi tiết cuối cùng đáng lưu ý: thẩm quyền cấp CFS được phân theo bộ ngành quản lý mặt hàng. Thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế, nông sản mỗi loại thuộc một đầu mối khác nhau. Khi cần xin CFS cho hàng xuất khẩu của mình, việc đầu tiên là tra Phụ lục V để biết nộp ở đâu, thay vì hỏi lòng vòng.

Khi nào bắt buộc phải có CFS?

Với thực phẩm bảo vệ sức khỏe nhập khẩu, CFS là một trong ba loại giấy tờ được chấp nhận trong hồ sơ đăng ký bản công bố sản phẩm — và bạn phải có ít nhất một trong ba.

Theo Điều 7 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký bản công bố sản phẩm đối với sản phẩm nhập khẩu gồm:

  1. Bản công bố sản phẩm theo Mẫu số 02 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định.
  2. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale) hoặc Giấy chứng nhận xuất khẩu (Certificate of Exportation) hoặc Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate) do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ hoặc nước xuất khẩu cấp, có nội dung bảo đảm an toàn cho người sử dụng hoặc được bán tự do tại thị trường của nước sản xuất hoặc nước xuất khẩu — và phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
  3. Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm của sản phẩm trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận phù hợp ISO 17025 cấp.

Điểm thường bị bỏ sót nằm ở chữ “hoặc”. Nhiều nhà cung cấp Nhật Bản quen cấp Health Certificate hơn là CFS, và điều đó hoàn toàn được chấp nhận. Nếu đối tác nói không làm được CFS, câu hỏi tiếp theo nên là “vậy có Certificate of Exportation hoặc Health Certificate không” — chứ không phải dừng lại ở đó.

Ba chi tiết khiến hồ sơ bị trả lại

Phần lớn trường hợp hồ sơ bị trả không phải vì thiếu CFS, mà vì CFS có nhưng không đúng dạng thức yêu cầu.

1. Chưa hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng tốn thời gian nhất để khắc phục, vì phải gửi tài liệu ngược về nước xuất khẩu. Hãy xác nhận yêu cầu này với nhà cung cấp ngay khi bắt đầu đàm phán, không phải khi hàng đã lên tàu.

2. Chưa dịch và công chứng. Tài liệu trong hồ sơ đăng ký bản công bố sản phẩm phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và được công chứng. Một CFS tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, dù hợp lệ ở nước cấp, vẫn cần qua bước này.

3. Hết hiệu lực tại thời điểm nộp. Tài liệu trong hồ sơ phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký bản công bố sản phẩm. CFS xin từ lâu cho lô hàng trước có thể đã hết hạn — cần kiểm tra ngày trước khi nộp, không nên mặc định dùng lại.

Ba lỗi này đều có chung một đặc điểm: chúng chỉ tốn vài ngày nếu xử lý trước, nhưng tốn vài tuần đến vài tháng nếu xử lý sau. Đây là lý do bộ chứng từ nên được chốt song song với đàm phán giá, chứ không phải sau khi đàm phán xong.

💬 Muốn có danh sách chứng từ đầy đủ trước khi đặt hàng thay vì phát hiện thiếu lúc thông quan? Gửi yêu cầu tư vấn hoặc nhắn Zalo — Sunsho Trade làm việc trực tiếp với nhà cung cấp Nhật Bản.

CFS cho hàng xuất khẩu của Việt Nam

Chiều ngược lại cũng đúng — khi bạn xuất khẩu sang thị trường khác, đối tác nước ngoài có thể yêu cầu bạn xuất trình CFS do cơ quan Việt Nam cấp.

Quy định về CFS đối với hàng hóa xuất khẩu nằm tại Điều 11 Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ được xác định theo Phụ lục V của Nghị định, tùy theo mặt hàng thuộc phạm vi quản lý của bộ ngành nào.

Điều này đặc biệt liên quan nếu bạn đang gia công tại Việt Nam để bán ra nước ngoài. Nhiều thị trường nhập khẩu yêu cầu CFS như điều kiện đăng ký sản phẩm — tương tự cách Việt Nam yêu cầu CFS với hàng nhập. Nếu bạn đang hướng tới thị trường Nhật, bài thủ tục chứng từ xuất khẩu sang Nhật Bản trình bày bộ chứng từ thường gặp, còn bài gia công mỹ phẩm xuất khẩu Nhật Bản đi vào nhóm hàng mỹ phẩm.

⚠️ Quy định về quản lý ngoại thương và an toàn thực phẩm có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian. Nội dung trên phản ánh các văn bản được dẫn nguồn trong bài; khi thực hiện thủ tục, bạn nên đối chiếu văn bản còn hiệu lực và xác nhận với cơ quan có thẩm quyền. Thực phẩm bảo vệ sức khỏe không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. CFS được quy định ở văn bản nào?
Ở Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương. Điều 10 quy định về CFS đối với hàng hóa nhập khẩu, Điều 11 quy định về CFS đối với hàng hóa xuất khẩu, và Phụ lục V liệt kê danh mục hàng hóa cùng thẩm quyền quản lý CFS theo từng bộ ngành.

2. Nhà cung cấp Nhật nói không làm được CFS thì phải làm sao?
Không nhất thiết phải là CFS. Điều 7 Nghị định 15/2018/NĐ-CP chấp nhận Giấy chứng nhận lưu hành tự do hoặc Giấy chứng nhận xuất khẩu hoặc Giấy chứng nhận y tế, miễn là do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ hoặc nước xuất khẩu cấp và có nội dung bảo đảm an toàn cho người sử dụng hoặc được bán tự do tại thị trường nước đó. Nhiều nhà cung cấp Nhật quen cấp Health Certificate hơn.

3. CFS có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Có. Theo Điều 7 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là bước tốn thời gian nhất vì phải thực hiện ở nước cấp, nên cần thống nhất với nhà cung cấp ngay từ giai đoạn đàm phán chứ không để đến khi hàng đã xuất.

4. CFS bằng tiếng Anh có nộp trực tiếp được không?
Không. Các tài liệu trong hồ sơ đăng ký bản công bố sản phẩm phải được thể hiện bằng tiếng Việt; tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và được công chứng. Ngoài ra tài liệu phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

5. Một CFS dùng được cho nhiều lô hàng không?
CFS xác nhận sản phẩm được lưu hành tự do tại nước sản xuất chứ không gắn với một lô cụ thể, nên về nguyên tắc không phải xin lại cho từng lô. Tuy nhiên tài liệu phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ, nên cần kiểm tra thời hạn trước mỗi lần sử dụng thay vì mặc định dùng lại bản cũ. Lưu ý phân biệt với CoA — tài liệu này thì gắn với từng lô hàng cụ thể.

💬 Cần đối tác lo trọn bộ chứng từ nhập khẩu từ Nhật? Sunsho Trade là công ty thương mại Nhật – Việt, hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu chính ngạch và đặt gia công OEM đạt chuẩn GMP. Liên hệ qua Zalo hoặc gửi yêu cầu tư vấn.