Trước khi chuyển tiền đặt cọc cho một chiếc máy cũ ở Nhật, hãy trả lời xong bốn câu hỏi: máy có thuộc Chương 84 hoặc 85 không, bạn nhập để phục vụ sản xuất của chính mình hay để bán lại, năm sản xuất trên nameplate là năm nào, và nếu quá tuổi thì đi đường nào.
Bốn câu đó quyết định máy về được hay nằm cảng. Bài đi theo đúng thứ tự đó, và nói rõ phần việc ở đầu Nhật — phần mà đơn vị khai thuê hải quan không làm thay được.
Phạm vi bài này. Bài chỉ nói thủ tục nhập khẩu một chiếc máy đã qua sử dụng, từ lúc rà giấy tờ người bán Nhật cho tới lúc thông quan. Bốn mảng liền kề đã tách thành bài riêng, đọc theo đúng giai đoạn bạn đang đứng: quyết định mua máy mới hay máy đã qua sử dụng (trước khi chọn máy), điện áp và tần số máy Nhật (khi đọc nhãn máy), kiểm định an toàn thiết bị nhập khẩu (sau lắp đặt, tách khỏi khâu hải quan) và lắp đặt, nghiệm thu tại nhà máy (sau khi thông quan). Linh kiện, phụ tùng rời đi đường khác — xem nhập khẩu phụ tùng máy móc Nhật Bản.
Bốn câu hỏi loại trừ trước khi đặt cọc
Nếu một trong bốn câu dưới đây chưa có câu trả lời bằng giấy tờ, chưa nên chuyển tiền.
| # | Câu hỏi | ”Không” hoặc “chưa biết” nghĩa là |
|---|---|---|
| 1 | Mã HS của máy thuộc Chương 84 hoặc 85 không? | Ngoài phạm vi nhóm quy định này — nhưng không phải là tự do, phải tra quy định chuyên ngành của bộ quản lý mặt hàng |
| 2 | Bạn nhập để phục vụ trực tiếp sản xuất của chính doanh nghiệp mình? | Dừng lại. Nhập máy cũ về bán lại không thuộc trường hợp được phép |
| 3 | Đã có giấy chứng minh năm sản xuất của đúng chiếc máy này chưa? | Chưa tính được tuổi thiết bị. Đòi người bán Nhật trước khi đặt cọc |
| 4 | Nếu quá tuổi, bạn có định đi cơ chế xem xét riêng không? | Không nên đặt cọc. Đó là xin phép có điều kiện, không phải quyền đương nhiên |
Câu 3 hay bị bỏ qua nhất. Tuổi thiết bị bằng năm nhập khẩu trừ năm sản xuất, trong đó năm nhập khẩu là năm hàng về đến cửa khẩu Việt Nam. Một chiếc máy còn vừa đủ tuổi lúc bạn xem hàng có thể quá tuổi khi tàu cập cảng, nếu lịch giao trượt sang năm sau.
💬 Đang nhắm một chiếc máy cũ cụ thể ở Nhật? Nhắn Zalo hoặc gửi yêu cầu để Sunsho Trade cùng bạn rà giấy tờ phía người bán trước khi đặt cọc.
Quy định nào đang áp dụng cho máy cũ
Đây là nhóm quy định thay đổi liên tục ba năm gần đây, nên phải đọc theo chuỗi văn bản chứ không chỉ một văn bản.
| Văn bản | Ban hành / hiệu lực | Vai trò |
|---|---|---|
| Quyết định 18/2019/QĐ-TTg | 19/4/2019 / 15/6/2019 | Văn bản gốc về nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng |
| Quyết định 28/2022/QĐ-TTg | 20/12/2022 / 01/3/2023 | Sửa đổi, bổ sung Quyết định 18/2019. Bản hợp nhất: Văn bản hợp nhất 11/VBHN-BKHCN, Công báo số 527+528 ngày 20/02/2023 |
| Quyết định 02/2026/QĐ-TTg | 08/01/2026 / từ ngày ký | Sửa điểm b khoản 2 Điều 9 Quyết định 18/2019: bỏ nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chuyển sang khai thác từ cơ sở dữ liệu. Hồ sơ nộp trực tiếp, trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc bưu chính về Bộ Khoa học và Công nghệ |
| Thông tư 56/2026/TT-BKHCN | 05/9/2026 / 05/9/2026 | Bộ Khoa học và Công nghệ quy định tiêu chí, hồ sơ, trình tự, thủ tục nhập khẩu và giám định với máy đã qua sử dụng thuộc Chương 84 và 85, đưa về phục vụ sản xuất tại Việt Nam |
Thông tư 56/2026/TT-BKHCN có hiệu lực từ 05/9/2026, nên hồ sơ mở trước và sau mốc này không cùng một khung — hãy kiểm tra ô “tình trạng hiệu lực” của cả bốn văn bản tại đúng thời điểm mở tờ khai.
Hai tiêu chí phải tự kiểm trước:
- Tuổi thiết bị: phổ biến là không quá 10 năm. Một số nhóm máy tại Phụ lục I kèm Thông tư 56/2026/TT-BKHCN được 15 hoặc 20 năm — tra đúng dòng máy của mình, không suy từ tên ngành.
- Tiêu chuẩn sản xuất: khoản 2 Điều 6 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN yêu cầu máy phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn, tiết kiệm năng lượng, bảo vệ môi trường; chưa có quy chuẩn quốc gia thì theo tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam hoặc của một trong các nước G7, Hàn Quốc.
Khoản 2 Điều 1 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg còn nêu các trường hợp không áp dụng, gồm máy thuộc Danh mục sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 và máy chuyên ngành đã có văn bản quy phạm pháp luật riêng của bộ quản lý ngành. Rơi vào nhóm đó không phải là thoát thủ tục, chỉ là đổi sang bộ thủ tục khác.
Trình tự làm thực tế, ai làm gì và làm lúc nào
Phần lớn sự cố không nằm ở bước hải quan mà ở chỗ doanh nghiệp làm bước 1 quá muộn.
- Chốt hồ sơ với người bán Nhật — trước khi đặt cọc. Bước duy nhất chỉ bạn hoặc một đầu mối ở Nhật làm được: tài liệu chứng minh năm sản xuất, catalogue, tài liệu kỹ thuật, bản vẽ, hồ sơ bảo trì, thông số nguồn điện. Thiếu giấy chứng minh năm sản xuất thì mọi bước sau đều treo.
- Đăng ký dịch vụ giám định. Theo Điều 8 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, nếu khi nộp hồ sơ nhập khẩu doanh nghiệp chưa có giấy xác nhận của nhà sản xuất và chưa có chứng thư giám định, doanh nghiệp nộp cho cơ quan hải quan văn bản đăng ký dịch vụ giám định có xác nhận của một tổ chức giám định được chỉ định.
- Mở tờ khai hải quan với bộ chứng từ thương mại thường lệ kèm tài liệu theo quy định về máy đã qua sử dụng.
- Đưa hàng về bảo quản nếu áp dụng. Sau khi nộp văn bản đăng ký giám định, doanh nghiệp được đưa hàng về bảo quản theo pháp luật hải quan trong lúc chờ giám định.
- Nộp chứng thư giám định trong thời hạn quy định tại văn bản đang áp dụng. Hỏi trước thời hạn này, vì đây là mốc hay vỡ kế hoạch nhất.
- Thông quan khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và chứng thư kết luận máy đáp ứng quy định.
Bước 1 nằm ở Nhật, trước khi tiền rời tài khoản. Bước 4, 5, 6 chỉ chạy được sau khi hàng cập cảng. Rủi ro lớn nhất là làm bước 1 sau bước 3.
💬 Cần người ở đầu Nhật làm việc với người bán về hồ sơ kỹ thuật? Sunsho Trade chuyên tìm nguồn hàng Nhật và thiết bị công nghiệp. Nhắn Zalo.
Danh mục hồ sơ, tách theo hai đầu Nhật và Việt Nam
Hồ sơ máy cũ gồm hai nhóm có chủ thể khác nhau, và nhóm bên trái luôn phải xong trước.
| Giấy tờ phía Nhật phải đưa cho bạn | Giấy tờ phía Việt Nam bạn phải làm |
|---|---|
| Tài liệu chứng minh năm sản xuất của đúng máy đó, kèm ảnh nameplate rõ nét | Văn bản đăng ký dịch vụ giám định có xác nhận của tổ chức giám định được chỉ định |
| Catalogue, tài liệu kỹ thuật, bản vẽ, thông số thiết kế về công suất và mức tiêu hao | Chứng thư giám định do tổ chức giám định được chỉ định cấp |
| Hồ sơ bảo trì, lịch sử sửa chữa, linh kiện đã thay | Tờ khai hải quan và bộ chứng từ thương mại thường lệ |
| Giấy xác nhận của nhà sản xuất, nếu xin được | Thông tin đăng ký doanh nghiệp, nay khai thác từ cơ sở dữ liệu theo Quyết định 02/2026/QĐ-TTg |
| C/O mẫu JV, nếu muốn xét thuế ưu đãi đặc biệt theo VJEPA | Hồ sơ xin cơ chế xem xét riêng gửi Bộ Khoa học và Công nghệ, nếu máy quá tuổi |
Về C/O: chiều Nhật về Việt Nam dùng mẫu JV do phía Nhật cấp theo VJEPA, mẫu VJ là chiều ngược lại — đừng yêu cầu nhầm. Máy đã qua sử dụng có đủ quy tắc xuất xứ để được cấp C/O hay không thì phải hỏi thẳng người bán Nhật, không mặc định giống hàng mới; C/O và thuế ưu đãi được nói kỹ ở bài máy đóng gói Nhật Bản.
Máy quá 10 năm tuổi thì còn đường nào
Có một cơ chế xem xét riêng, nhưng đó là xin phép có điều kiện chứ không phải quyền đương nhiên.
Theo Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam có thể đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ xem xét cho nhập máy vượt giới hạn tuổi nếu đồng thời đạt hai ngưỡng: công suất hoặc hiệu suất còn lại từ 85% trở lên so với thiết kế, và mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, năng lượng không quá 15% so với thiết kế. Kèm theo là giải trình sự cần thiết, phương án sử dụng và chứng thư của tổ chức giám định được chỉ định.
| Tiêu chí | Máy trong giới hạn tuổi | Máy vượt giới hạn tuổi |
|---|---|---|
| Bản chất thủ tục | Đủ tiêu chí là được nhập | Phải được cơ quan có thẩm quyền xem xét, chấp thuận |
| Ngưỡng phải chứng minh | Tuổi thiết bị và tiêu chuẩn sản xuất | Thêm 85% công suất hoặc hiệu suất còn lại, không quá 15% mức tiêu hao |
| Hồ sơ phát sinh | Không | Văn bản đề nghị, giải trình, phương án sử dụng |
| Nộp ở đâu trước | Cơ quan hải quan | Bộ Khoa học và Công nghệ, xong mới đến hải quan |
| Ai được dùng | Doanh nghiệp nhập cho sản xuất của chính mình | Doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam |
| Phải biết kết quả khi nào | Trước khi hàng rời Nhật | Trước khi đặt cọc |
| Rủi ro nếu trượt | Thấp | Tiền đã ở Nhật, máy có thể không vào được Việt Nam |
Với máy quá tuổi, thứ tự đúng là hỏi cơ quan trước, trả tiền sau.
Riêng với máy mua từ Nhật, bốn thứ phải chốt với người bán
Bốn điểm dưới đây là đặc thù hàng Nhật, không có trong hướng dẫn chung về nhập máy cũ.
Nguồn điện. Điện lưới dân dụng Việt Nam là 220V–50Hz. Nhật dùng 100V và chia hai vùng tần số: 50Hz miền Đông gồm Tokyo, 60Hz miền Tây gồm Osaka — theo công bố của chính các công ty điện lực Nhật. Hệ quả: phải lấy bằng được thông số nguồn điện trên nameplate (số pha, điện áp, tần số) và đối chiếu với nguồn điện thực tế tại nhà máy bạn, trước khi mua. Cách đọc từng dòng trên nhãn và cây quyết định sau khi đọc nhãn nằm ở bài điện áp, tần số máy Nhật tại nhà máy Việt Nam — với máy cũ thì cấu hình là cái đang có, không sửa được bằng đàm phán.
Nameplate và tài liệu tiếng Nhật. Năm sản xuất thường ghi là 製造年 hoặc 年式, có khi theo niên hiệu Nhật chứ không phải năm dương lịch. Chụp nameplate đủ rõ từng ký tự, yêu cầu người bán xác nhận bằng văn bản năm dương lịch tương ứng, và kiểm tra số seri khớp tài liệu.
Hồ sơ bảo trì. Hỏi thẳng người bán: đã thay cụm nào, đại tu gần nhất khi nào, còn phụ tùng tồn kho không. Đây cũng là căn cứ khi phải chứng minh công suất còn lại.
Thiết bị đi kèm có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn. Nếu máy đi kèm nồi hơi, bình chịu áp lực hoặc thiết bị nâng, bạn vướng thêm một nhánh: danh mục máy, thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động kèm Thông tư 36/2019/TT-BLĐTBXH (hiệu lực 01/3/2020, thay thế Thông tư 53/2016/TT-BLĐTBXH), gồm 45 loại, phải kiểm định kỹ thuật an toàn trước khi đưa vào sử dụng. Bộ máy quản lý nhà nước lĩnh vực này đã thay đổi, nên đối chiếu văn bản và cơ quan đang áp dụng. Nhánh này nằm ngoài khâu thông quan và được nói riêng ở bài kiểm định an toàn thiết bị nhập khẩu; cách tự tra danh mục theo thông số trên nhãn cũng ở đó.
Ai đứng tên nhập khẩu và Sunsho làm được gì
Vì máy cũ chỉ được nhập để phục vụ sản xuất của chính doanh nghiệp, người đứng tên nhập khẩu phải là nhà máy sử dụng.
Khoản 3 Điều 4 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg nêu nguyên tắc: chỉ cho phép nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tại Việt Nam. Công ty thương mại nhập máy cũ về kho rồi bán lại không nằm trong khung này.
Nói thẳng vị trí của Sunsho Trade: chúng tôi là công ty thương mại Nhật–Việt tại TP.HCM, không sở hữu nhà máy. Với máy cũ, vai trò của chúng tôi là tìm nguồn ở Nhật, làm việc với người bán về hồ sơ kỹ thuật và tài liệu chứng minh năm sản xuất, đọc và đối chiếu tài liệu tiếng Nhật — không nhập máy cũ về kho để bán lại.
Quy định về máy đã qua sử dụng thay đổi nhanh, nên hãy xác nhận lại với cơ quan hải quan trước khi chốt hợp đồng.
💬 Muốn rà lại một bộ hồ sơ máy cũ trước khi ký? Gửi ảnh nameplate và catalogue, Sunsho Trade sẽ nói thẳng chỗ nào còn thiếu. Nhắn Zalo hoặc gửi yêu cầu tư vấn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Máy sản xuất trên 10 năm có nhập được không?
Có đường, nhưng không mặc nhiên. Theo Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam có thể đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ xem xét nếu đạt cả hai ngưỡng 85% công suất hoặc hiệu suất còn lại và không quá 15% mức tiêu hao so với thiết kế. Đây là xin phép có điều kiện, phải hỏi trước khi đặt cọc.
2. Giám định ở đâu và ai cấp chứng thư giám định?
Chứng thư do tổ chức giám định được chỉ định cấp, không phải bất kỳ đơn vị giám định nào. Hãy tra danh sách đang hiệu lực do cơ quan quản lý công bố và xác nhận phạm vi chỉ định có bao gồm nhóm máy của bạn.
3. Nhập máy cũ về để bán lại cho nhà máy khác được không?
Không. Khoản 3 Điều 4 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg chỉ cho phép nhập máy đã qua sử dụng phục vụ trực tiếp cho sản xuất của doanh nghiệp tại Việt Nam. Người đứng tên nhập khẩu phải là nhà máy sử dụng máy đó.
4. Linh kiện, phụ tùng cũ có bị điều chỉnh như máy nguyên chiếc không?
Không nên mặc định được miễn. Câu trả lời phụ thuộc việc bộ quản lý ngành có văn bản riêng bao gồm cả linh kiện, phụ tùng của loại máy đó hay không, nên hãy hỏi cơ quan hải quan nơi mở tờ khai trước khi đặt hàng. Chi tiết ở bài nhập khẩu phụ tùng máy móc Nhật Bản.
5. Thủ tục mất bao lâu?
Chúng tôi không đưa số ngày vì nó phụ thuộc lịch giám định, nhóm máy và hồ sơ từng lô. Điều nên nắm là trình tự: chốt hồ sơ với người bán Nhật, đăng ký giám định, mở tờ khai, nộp chứng thư, rồi thông quan.