Mã số mã vạch là gì? Thủ tục đăng ký GS1

Có một tình huống lặp đi lặp lại với chủ thương hiệu lần đầu đặt gia công: mẫu đã duyệt, hồ sơ công bố đã nộp, file thiết kế bao bì đã chốt màu và chuẩn bị chuyển sang nhà in. Đúng lúc đó, phía siêu thị hoặc phía vận hành gian hàng trên sàn thương mại điện tử hỏi một câu ngắn gọn — “mã vạch sản phẩm là bao nhiêu?”. Và không ai trong nhóm dự án có câu trả lời.

Hệ quả thường không phải là một khoản phạt, mà là một khoản chi phí và một khoảng thời gian bị mất. Bao bì đã in mà thiếu mã vạch thì phải dán tem đè lên, in lại, hoặc chấp nhận chậm lên kệ. Với đơn hàng gia công có số lượng lớn, in lại bao bì là một trong những lỗi tốn kém nhất mà chủ thương hiệu có thể mắc phải ở giai đoạn cuối.

Điều gây nhầm lẫn là mã số mã vạch không nằm cùng nhóm với các thủ tục quen thuộc như công bố sản phẩm hay ghi nhãn. Nó không phải là điều kiện để sản phẩm được phép lưu hành, nhưng lại là điều kiện gần như bắt buộc để sản phẩm được kênh phân phối hiện đại chấp nhận. Nói cách khác, đây là một yêu cầu thương mại có nền tảng pháp lý riêng, và nếu bỏ qua thì bạn không bị xử phạt vì “thiếu mã vạch” — bạn chỉ đơn giản là không bán được ở nơi mình muốn bán.

Bài viết này giải thích mã số mã vạch là gì, cấu trúc mã GTIN-13, đăng ký ở đâu và cần gì, và quan trọng nhất với người đặt gia công: nên xử lý mã vạch ở bước nào trong tiến độ dự án để không phải in lại bao bì.

💬 Bạn đang chuẩn bị bao bì cho lô gia công đầu tiên và chưa rõ mã vạch phải xử lý ở bước nào? Nhắn Zalo hoặc gửi yêu cầu tư vấn để Sunsho Trade rà soát cùng bạn theo tiến độ thực tế.

Mã số mã vạch là gì và tại sao nó tồn tại?

Mã số mã vạch là cặp thông tin gồm một dãy số phân định duy nhất cho sản phẩm và phần vạch để máy quét đọc dãy số đó, giúp mọi mắt xích trong chuỗi cung ứng gọi tên cùng một sản phẩm theo cùng một cách.

Cần tách bạch hai khái niệm thường bị gộp làm một:

• Mã số là dãy chữ số phân định sản phẩm. Đây mới là phần mang thông tin và là phần bạn phải đăng ký quyền sử dụng.
• Mã vạch là cách thể hiện dãy số đó dưới dạng các vạch đen trắng (hoặc mã hai chiều) để thiết bị quét đọc được. Mã vạch chỉ là “lớp vỏ” giúp máy đọc nhanh và chính xác hơn con người gõ tay.

Hệ thống mã số mã vạch phổ biến toàn cầu hiện nay là hệ thống của tổ chức GS1. Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản: nếu mỗi thương phẩm trên thế giới có một dãy số duy nhất, thì quầy thu ngân ở TP.HCM, kho hàng ở Hà Nội và hệ thống của một nhà nhập khẩu ở nước ngoài đều đang nói về đúng một sản phẩm, không cần thống nhất trước với nhau.

Với chủ thương hiệu, giá trị thực tế nằm ở ba chỗ. Thứ nhất, mã vạch là điều kiện kỹ thuật để hàng chạy được qua quầy thu ngân và hệ thống quản lý kho của nhà phân phối. Thứ hai, mã vạch là “khóa” để gắn sản phẩm vào các hệ thống dữ liệu — từ danh mục hàng của sàn thương mại điện tử đến các nền tảng truy xuất nguồn gốc. Thứ ba, đối tác mua hàng nhìn vào việc bạn có mã doanh nghiệp riêng hay không như một tín hiệu về mức độ nghiêm túc của thương hiệu.

Cần nói rõ ngay: mã vạch không nói gì về chất lượng, không xác nhận sản phẩm đã được cơ quan quản lý chấp thuận, và cũng không phải là bằng chứng về xuất xứ hàng hóa. Đầu mã quốc gia trong dãy số chỉ cho biết doanh nghiệp đăng ký mã ở tổ chức GS1 thành viên nào, chứ không cho biết hàng được sản xuất ở đâu. Hồ sơ chứng minh xuất xứ là một loại giấy tờ hoàn toàn khác, xem thêm bài giấy chứng nhận xuất xứ là gì.

Cấu trúc mã GTIN-13 và đầu mã 893 của Việt Nam

Loại mã thông dụng nhất cho hàng tiêu dùng tại Việt Nam là GTIN-13 gồm 13 chữ số, chia thành bốn phần theo tiêu chuẩn GS1 — mã quốc gia, số phân định doanh nghiệp, số phân định vật phẩm và số kiểm tra.

GTIN là viết tắt của Global Trade Item Number — mã số thương phẩm toàn cầu. Theo hướng dẫn của GS1 Việt Nam (Trung tâm Mã số, Mã vạch Quốc gia), cấu trúc GTIN-13 đọc từ trái sang phải gồm:

Đầu mã quốc gia GS1 cấp cho Việt Nam là 893. Theo thông tin của GS1 Việt Nam, tổ chức này là thành viên chính thức của GS1 quốc tế từ năm 1995 và quản trị đầu mã 893.

Có ba điểm thực dụng rút ra từ bảng trên mà chủ thương hiệu nên nắm.

Điểm thứ nhất — số lượng sản phẩm bạn có thể đánh mã phụ thuộc vào loại mã doanh nghiệp bạn chọn. Vì tổng số chữ số cố định ở 13, phần dành cho doanh nghiệp càng dài thì phần dành cho sản phẩm càng ngắn. Doanh nghiệp mới thường chỉ có vài mã hàng, nhưng nếu bạn dự định mở rộng dòng sản phẩm và nhiều biến thể quy cách, hãy cân nhắc điều này ngay từ lúc đăng ký thay vì phải xử lý về sau.

Điểm thứ hai — mỗi quy cách là một mã riêng. Nguyên tắc của GS1 là mã phân định thương phẩm, không phân định “sản phẩm” theo cách hiểu marketing. Cùng một công thức viên nang nhưng đóng hộp 30 viên và hộp 60 viên là hai thương phẩm khác nhau, cần hai mã GTIN khác nhau. Đây là lỗi rất hay gặp: chủ thương hiệu xin một mã rồi dùng chung cho mọi quy cách, và hệ thống của nhà phân phối lập tức báo trùng.

Điểm thứ ba — số phân định vật phẩm là phần bạn tự quản. Cơ quan cấp mã chỉ cấp số phân định doanh nghiệp; việc gán số cho từng sản phẩm là trách nhiệm của bạn, kèm nghĩa vụ khai báo, cập nhật danh mục lên hệ thống. Nếu quản lý cẩu thả, bạn sẽ tự tạo ra tình trạng hai sản phẩm khác nhau mang cùng một mã — hậu quả nằm ở kho và ở dữ liệu bán hàng của đối tác, chứ không phải ở cơ quan quản lý.

Ngoài GTIN-13, hệ thống GS1 còn có GTIN-8 dùng cho bao bì quá nhỏ không đủ chỗ in mã 13 số, và GLN (Global Location Number) dùng để phân định địa điểm — kho, nhà máy, điểm giao hàng. Với phần lớn chủ thương hiệu thực phẩm bảo vệ sức khỏe và mỹ phẩm, GTIN-13 là loại duy nhất cần quan tâm ở giai đoạn đầu.

Đăng ký mã số mã vạch ở đâu và theo căn cứ nào?

Việc sử dụng mã số mã vạch có đầu mã 893 phải được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, đầu mối thực hiện là Trung tâm Mã số, Mã vạch Quốc gia thuộc Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia.

Về căn cứ pháp lý, đây chính là chỗ mà hầu hết bài hướng dẫn đang lưu hành trên mạng đã lỗi thời. Quy định hiện hành về mã số mã vạch nằm ở Nghị định 37/2026/NĐ-CP ngày 23/01/2026 — nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 78/2025/QH15). Nghị định này dành hẳn một chương cho mã số mã vạch và truy xuất nguồn gốc, trong đó trình tự, thủ tục cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch được quy định tại các điều về thủ tục cấp quyền sử dụng.

Bộ khung cũ mà phần lớn bài viết trên mạng vẫn dẫn — Nghị định 74/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 (bổ sung các điều về mã số mã vạch vào Nghị định 132/2008/NĐ-CP) và Nghị định 13/2022/NĐ-CP ngày 21/01/2022 — đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Điều này có nghĩa rất cụ thể với bạn: nếu bạn tải mẫu đơn hoặc làm theo quy trình từ một bài hướng dẫn cũ dẫn Nghị định 74/2018/NĐ-CP hay Nghị định 13/2022/NĐ-CP, bạn đang làm theo văn bản không còn hiệu lực.

Về cơ quan thực hiện, đây là chỗ dễ tra nhầm nhất hiện nay. Cơ quan quản lý nhà nước về tiêu chuẩn đo lường chất lượng đã được tổ chức lại thành Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, trên cơ sở Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng trước đây. Rất nhiều bài hướng dẫn trên mạng vẫn ghi tên cơ quan cũ. Đơn vị trực tiếp cấp và quản lý mã là Trung tâm Mã số, Mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam), có cổng thông tin tại nbc.gov.vn.

Về cách nộp hồ sơ, đây là thay đổi lớn nhất từ ngày 23/01/2026: thủ tục cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch được thực hiện trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID) đã xác thực của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh. Hồ sơ được lập thành một bộ và nộp trực tuyến theo tờ khai đăng ký điện tử trên Cổng, thay cho cách nộp hồ sơ giấy kèm đơn theo mẫu in sẵn trước đây. Không còn “Mẫu số 12” của Nghị định 13/2022/NĐ-CP — mẫu này đã theo nghị định cũ mà hết hiệu lực.

Về thời hạn giải quyết, khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đã nộp phí theo quy định, cơ quan xử lý cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch dưới dạng bản điện tử trong thời hạn 07 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan xử lý thông báo qua Cổng dịch vụ công quốc gia trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, và tổ chức, cá nhân có 03 ngày để sửa đổi, bổ sung.

Về hiệu lực và phí, có hai mốc cần nhớ:

• Thời hạn hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch được cấp theo đăng ký của tổ chức, cá nhân theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP — tức là do chính bạn lựa chọn khi nộp hồ sơ, chứ không còn mốc cố định như quy định cũ. Trường hợp tổ chức, cá nhân thay đổi tên hoặc địa chỉ thì hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch giữ nguyên theo lần cấp trước đó. Nếu bạn đã được cấp Giấy chứng nhận trước khi Nghị định 37/2026/NĐ-CP có hiệu lực, bạn được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên giấy.
• Phí duy trì phải nộp hằng năm, hạn cuối là ngày 30/6 hằng năm theo Thông tư 232/2016/TT-BTC. Cũng theo Thông tư này, trường hợp tổ chức, cá nhân được nhận Giấy chứng nhận sau ngày 30/6 thì chỉ phải nộp 50% mức phí duy trì tương ứng.

Về mức phí cấp mã, Thông tư 232/2016/TT-BTC quy định phí sử dụng mã doanh nghiệp GS1 là 1.000.000 đồng/mã; phí sử dụng mã địa điểm toàn cầu GLN và mã GTIN-8 là 300.000 đồng/mã. Với trường hợp đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài, mức gốc tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC là 500.000 đồng/hồ sơ nếu hồ sơ có từ 50 mã sản phẩm trở xuống và 10.000 đồng/mã nếu hồ sơ trên 50 mã sản phẩm — nhưng Thông tư 64/2025/TT-BTC ngày 30/6/2025 giảm khoản phí này còn 50%, áp dụng từ 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026. Nghĩa là ở thời điểm hiện tại, mức thực nộp là 250.000 đồng/hồ sơ và 5.000 đồng/mã. Lưu ý mức giảm này chỉ áp dụng cho phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài, không áp dụng cho phí cấp mã doanh nghiệp GS1 (1.000.000 đồng) và GLN/GTIN-8 (300.000 đồng). Mức phí duy trì hằng năm được quy định riêng theo từng loại mã tại biểu phí kèm Thông tư, nên hãy đối chiếu trực tiếp với biểu phí thay vì ước lượng.

Một lưu ý về thời gian: thời hạn 07 ngày làm việc chỉ tính khi hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ và đã nộp phí; thực tế còn phụ thuộc vào việc hồ sơ có phải bổ sung hay không. Vì vậy, cách an toàn là coi mã vạch là việc cần khởi động sớm chứ không phải việc làm ở tuần cuối trước khi in bao bì.

💬 Cần một checklist khớp giữa tiến độ đăng ký mã vạch, công bố sản phẩm và lịch in bao bì? Xem gói gia công OEM hoặc nhắn Zalo để Sunsho Trade dựng timeline cho dự án của bạn.

Mã vạch có bắt buộc không? Phân biệt nghĩa vụ pháp lý và yêu cầu của kênh bán

Mã vạch không phải là điều kiện pháp lý để sản phẩm được lưu hành, nhưng gần như là điều kiện thương mại bắt buộc để vào siêu thị và sàn thương mại điện tử — nên trên thực tế bạn vẫn phải làm.

Đây là điểm mà rất nhiều bài viết trên mạng nói sai theo cả hai hướng: hoặc khẳng định “mã vạch là bắt buộc theo luật”, hoặc khẳng định “không bắt buộc nên bỏ qua cũng được”. Cả hai đều dẫn đến quyết định sai.

Cách hiểu đúng như sau. Điều kiện để một sản phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe được đưa ra thị trường nằm ở thủ tục đăng ký bản công bố sản phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP — đây vẫn là văn bản hiện hành áp dụng cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe. Nội dung bắt buộc phải ghi trên nhãn hàng hóa lại nằm ở pháp luật về nhãn hàng hóa, hiện là Nghị định 37/2026/NĐ-CP ngày 23/01/2026 (thay thế Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP). Còn mã số mã vạch được điều chỉnh bởi một nhóm quy định riêng, hiện nằm tại Nghị định 37/2026/NĐ-CP: nghĩa vụ đăng ký phát sinh khi bạn muốn sử dụng mã GS1 có đầu mã 893, chứ không phải vì bạn muốn bán hàng.

Nói cách khác, luật không bắt bạn phải có mã vạch. Luật bắt bạn — nếu đã dùng mã vạch đầu 893 — thì phải đăng ký hợp lệ. Sự khác biệt này rất quan trọng khi lập kế hoạch.

Thực phẩm bảo vệ sức khỏe không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh — và việc có mã vạch cũng không thay đổi điều đó, cũng không cho phép ghi thêm bất kỳ công dụng nào ngoài nội dung đã được chấp thuận trong hồ sơ công bố. Nếu bạn chưa nắm quy trình công bố, xem bài công bố thực phẩm chức năng tại Việt Nam và bài giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố là gì.

Kết luận thực dụng: hãy coi mã vạch là hạng mục bắt buộc trong kế hoạch của bạn, dù nó không bắt buộc trong luật. Chi phí đăng ký nhỏ hơn nhiều so với chi phí in lại bao bì hoặc chậm một mùa bán hàng.

Ba sai lầm khiến chủ thương hiệu phải in lại bao bì

Ba lỗi phổ biến nhất là dùng nhờ mã của đơn vị khác, in bao bì trước khi có mã, và quên nộp phí duy trì — cả ba đều có thể tránh được bằng một quyết định ở giai đoạn lập kế hoạch.

Sai lầm thứ nhất, và là sai lầm nghiêm trọng nhất: dùng nhờ mã vạch của đơn vị khác. Tình huống điển hình là nhà máy gia công hoặc một đơn vị phân phối đề nghị “cứ dùng mã của bên anh cho nhanh, khỏi đăng ký”. Đề nghị này nghe rất tiện và nó sai ở cả hai mặt.

Về mặt pháp lý, Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân sử dụng mã số mã vạch, trong đó có nghĩa vụ không được bán hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng mã số đã được cấp cho tổ chức khác, và trường hợp ủy quyền cho đối tác liên doanh hoặc đơn vị gia công sử dụng mã thì phải có văn bản ủy quyền. Bên cạnh đó, Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP) quy định xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi liên quan đến sử dụng mã số mã vạch, bao gồm việc sử dụng mã có đầu mã quốc gia của Việt Nam mà chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp quyền sử dụng, sử dụng mã đã bị thu hồi, và bán hoặc chuyển nhượng mã đã được cấp.

Về mặt thương mại, hậu quả còn đến sớm hơn. Khi tra cứu mã, hệ thống trả về tên chủ sở hữu mã là một pháp nhân khác. Đối tác mua hàng và người tiêu dùng nhìn thấy điều đó. Và nếu quan hệ giữa bạn và đơn vị cho mượn mã kết thúc, bạn mất luôn dãy số đã in trên toàn bộ bao bì. Trong mô hình private label, nơi thương hiệu là tài sản chính của bạn, việc để mã sản phẩm đứng tên người khác là một lỗ hổng không đáng có.

Sai lầm thứ hai: chốt file in trước khi có mã. Mã vạch cần được đưa vào file thiết kế cùng lúc với các nội dung bắt buộc khác của nhãn, với kích thước và vùng trắng hai bên đủ để máy quét đọc được. Không thể “chừa chỗ rồi điền sau” nếu bao bì đã in. Hãy đưa mã vạch vào danh sách thông tin phải có trước khi duyệt bản in, cùng với số lô, hạn dùng và các nội dung ghi nhãn. Bài bao bì thực phẩm chức năng trình bày kỹ hơn về việc bố trí thông tin trên từng dạng bao bì, còn với dòng mỹ phẩm thì xem ghi nhãn mỹ phẩm.

Sai lầm thứ ba: quên nộp phí duy trì. Đây là lỗi âm thầm nhất. Mã đã được cấp, bao bì đã in, hàng đã bán, và không ai nhớ tới hạn 30/6 hằng năm theo Thông tư 232/2016/TT-BTC. Việc không nộp phí duy trì đúng hạn thuộc nhóm hành vi bị xử phạt theo Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP đã dẫn ở trên, và nghiêm trọng hơn là mã có thể bị thu hồi — khi đó toàn bộ bao bì đang lưu hành mang một dãy số bạn không còn quyền sử dụng. Cách phòng ngừa đơn giản: đặt lịch nhắc hằng năm ngay trong ngày bạn nhận Giấy chứng nhận.

Đặt gia công OEM thì mã vạch nên do ai đăng ký?

Nếu bạn là chủ thương hiệu, mã doanh nghiệp GS1 nên đứng tên chính bạn — nhà máy gia công là nơi sản xuất, không phải là chủ sở hữu thương phẩm.

Trong mô hình gia công OEM/ODM, nhà máy sản xuất theo đơn đặt hàng còn thương hiệu, công thức đã chốt, bao bì và trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường thuộc về bạn. Logic của hệ thống GS1 đi theo quyền sở hữu thương phẩm, không đi theo nơi đặt dây chuyền. Vì vậy, mặc định đúng là doanh nghiệp của bạn đăng ký mã doanh nghiệp GS1 và tự cấp số phân định cho từng quy cách sản phẩm.

Điều này đặc biệt quan trọng khi nhà máy gia công đặt tại nước ngoài. Với hàng gia công tại nhà máy đối tác ở Nhật Bản rồi nhập về Việt Nam bán, doanh nghiệp Việt Nam đứng tên chịu trách nhiệm về sản phẩm vẫn là bên nên sở hữu mã. Đầu mã 893 trong trường hợp này không mâu thuẫn gì với việc hàng được sản xuất tại Nhật — như đã nói ở trên, đầu mã quốc gia phản ánh nơi doanh nghiệp đăng ký mã, không phản ánh xuất xứ hàng hóa. Xuất xứ được thể hiện trên nhãn và chứng minh bằng hồ sơ riêng.

Thứ tự công việc hợp lý cho một dự án gia công như sau:

1. Chốt danh mục quy cách sản phẩm. Bạn cần biết mình sẽ có bao nhiêu thương phẩm (mỗi quy cách một mã) trước khi chọn loại mã doanh nghiệp.
2. Đăng ký mã doanh nghiệp GS1 song song với giai đoạn hoàn thiện mẫu và hồ sơ công bố, không chờ đến khi có kết quả công bố mới bắt đầu.
3. Tự cấp số phân định vật phẩm cho từng quy cách và khai báo lên hệ thống, đảm bảo không trùng lặp nội bộ.
4. Đưa mã vạch vào file thiết kế bao bì cùng lúc với các nội dung ghi nhãn bắt buộc, kiểm tra thử bằng máy quét trên bản in thử trước khi in hàng loạt.
5. Đặt lịch nhắc nộp phí duy trì hằng năm.

Trong thực tế, đây là một trong những hạng mục dễ rơi nhất giữa hai bên — chủ thương hiệu tưởng nhà máy lo, nhà máy tưởng chủ thương hiệu lo. Cách xử lý là ghi rõ trong hợp đồng ai chịu trách nhiệm hạng mục nào; bài hợp đồng gia công thực phẩm chức năng có phần về phân chia trách nhiệm hồ sơ. Nếu bạn đang ở giai đoạn sớm hơn và chưa chọn được đối tác, xem cách chọn đơn vị gia công thực phẩm chức năng — một tiêu chí đáng đưa vào danh sách đánh giá là đối tác có chủ động nhắc bạn về mã vạch hay không.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tôi bán hàng online tự do, không vào siêu thị, có cần mã vạch không?
Về pháp lý thì không — mã số mã vạch không phải điều kiện lưu hành sản phẩm; điều kiện lưu hành với thực phẩm bảo vệ sức khỏe là thủ tục công bố theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Nhưng nếu bạn dự định mở gian hàng chính thức trên sàn thương mại điện tử hoặc đưa hàng qua nhà phân phối, hầu như chắc chắn sẽ được yêu cầu mã GTIN. Vì chi phí đăng ký thấp hơn nhiều chi phí in lại bao bì, đăng ký sớm là lựa chọn hợp lý.

2. Một sản phẩm có hai quy cách hộp 30 viên và hộp 60 viên thì dùng chung một mã được không?
Không. Nguyên tắc của GS1 là mỗi thương phẩm khác nhau về quy cách phải có một mã GTIN riêng, vì hệ thống của nhà phân phối cần phân biệt hai mặt hàng này ở khâu bán và khâu kho. Dùng chung mã sẽ khiến dữ liệu tồn kho và doanh số của đối tác bị sai.

3. Nhà máy gia công đề nghị cho tôi dùng mã vạch của họ, có được không?
Không nên, và có rủi ro pháp lý. Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định tổ chức, cá nhân được cấp mã không được bán hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng mã cho tổ chức khác, còn trường hợp ủy quyền cho đối tác liên doanh hay đơn vị gia công sử dụng thì phải có văn bản ủy quyền. Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP) cũng quy định xử phạt hành vi sử dụng mã đầu 893 khi chưa được cấp quyền sử dụng. Về mặt thương hiệu, mã đứng tên người khác cũng là điểm yếu khi đối tác tra cứu.

4. Đầu mã 893 có chứng minh sản phẩm được sản xuất tại Việt Nam không?
Không. Đầu mã quốc gia chỉ cho biết doanh nghiệp đăng ký mã tại tổ chức GS1 thành viên nào — ở đây là GS1 Việt Nam. Hàng gia công tại nhà máy nước ngoài rồi nhập khẩu về vẫn có thể mang mã đầu 893 nếu doanh nghiệp Việt Nam là chủ sở hữu thương phẩm. Xuất xứ hàng hóa được thể hiện trên nhãn và chứng minh bằng hồ sơ riêng, không suy ra từ mã vạch.

5. Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch có thời hạn không, và tôi phải làm gì hằng năm?
Có. Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, thời hạn hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch được cấp theo đăng ký của tổ chức, cá nhân — tức do bạn lựa chọn khi nộp hồ sơ, không còn mốc cố định như quy định cũ; nếu bạn thay đổi tên hoặc địa chỉ thì hiệu lực giữ nguyên theo lần cấp trước đó. Trường hợp bạn đã được cấp Giấy chứng nhận trước khi Nghị định 37/2026/NĐ-CP có hiệu lực thì được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên giấy. Ngoài ra bạn phải nộp phí duy trì hằng năm, hạn cuối là ngày 30/6 theo Thông tư 232/2016/TT-BTC; nếu nhận Giấy chứng nhận sau ngày 30/6 thì năm đó chỉ nộp 50% mức phí duy trì tương ứng. Không nộp phí duy trì đúng hạn thuộc nhóm hành vi bị xử phạt và mã có thể bị thu hồi, nên hãy đặt lịch nhắc ngay từ khi được cấp mã.

💬 Đừng để mã vạch là lý do phải in lại bao bì. Sunsho Trade đồng hành với chủ thương hiệu Việt Nam từ khâu chốt quy cách, hồ sơ công bố đến bao bì và ghi nhãn cho hàng gia công tại nhà máy đối tác đạt chuẩn GMP ở Nhật Bản. Xem gói gia công OEM, nhắn Zalo hoặc gửi yêu cầu tư vấn để bắt đầu.