Tiêu chuẩn cơ sở là gì? Vai trò khi công bố

Khi làm hồ sơ công bố cho một sản phẩm gia công, bạn sẽ gặp một ô mà không văn bản nhà nước nào điền hộ được: mức chỉ tiêu chất lượng của chính sản phẩm bạn. Hàm lượng hoạt chất mỗi viên, độ ẩm tối đa, biên độ dao động khối lượng viên — đó là những con số do doanh nghiệp tự quyết.

Tập hợp những con số ấy, cùng phương pháp thử tương ứng, chính là tiêu chuẩn cơ sở, viết tắt là TCCS. Đây là tài liệu bị hiểu nhầm nhiều nhất trong ngành gia công: người thì nghĩ nó là một loại giấy chứng nhận phải đi xin, người lại coi nó là thủ tục hình thức nên để nhà máy điền sao cũng được.

TCCS không phải giấy phép, nhưng cũng không phải giấy nháp — đó là cam kết pháp lý do chính bạn tự ký, và cơ quan hậu kiểm sẽ lấy đúng con số bạn viết ra để đối chiếu với mẫu lấy trên thị trường. Bài viết giải thích TCCS theo khung pháp lý đang áp dụng, phân biệt nó với TCVN và QCVN, và phân tích rủi ro mà nhiều thương hiệu mới gặp phải khi đặt chỉ tiêu quá cao.

💬 Bạn đang xây dựng bộ chỉ tiêu cho một sản phẩm sắp gia công và chưa chắc nên đặt mức nào? Sunsho Trade nhận gia công OEM/ODM tại nhà máy đối tác đạt chuẩn GMP Nhật Bản — nhắn Zalo để trao đổi cụ thể.

Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) là gì?

Tiêu chuẩn cơ sở là tiêu chuẩn do chính cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp công bố để áp dụng cho các hoạt động trong phạm vi của mình, không do cơ quan nhà nước ban hành.

Văn bản gốc là Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 35/2018/QH14 và gần nhất là Luật số 70/2025/QH15 (thông qua ngày 14/6/2025, hiệu lực từ 01/01/2026). Văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành là Nghị định 22/2026/NĐ-CP ngày 16/01/2026.

Theo Điều 3 của Luật với nội dung đã sửa đổi bởi Luật 70/2025/QH15, tiêu chuẩn cơ sở là tiêu chuẩn do cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp công bố để áp dụng cho các hoạt động trong phạm vi của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó.

Hai hệ quả: chủ thể công bố là doanh nghiệp, nên không có thủ tục “xin cấp TCCS”; và phạm vi bó hẹp trong tổ chức công bố, nên TCCS của bạn không ràng buộc công ty khác.

Điều 10 quy định hệ thống tiêu chuẩn gồm tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) — TCCS là một cấp chính thức, không phải tài liệu nội bộ tùy tiện.

Điều 20 quy định về xây dựng và công bố TCCS với hai nguyên tắc cốt lõi. Thứ nhất, TCCS được xây dựng dựa trên thành tựu khoa học công nghệ, nhu cầu và khả năng thực tế của cơ sở; khuyến khích sử dụng tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực hoặc nước ngoài làm TCCS. Thứ hai — ranh giới cứng — TCCS không được trái với quy chuẩn kỹ thuật và quy định của pháp luật có liên quan.

Một thay đổi cần cập nhật từ 01/01/2026: theo nội dung Điều 20 đã sửa đổi bởi Luật 70/2025/QH15, tổ chức công bố TCCS có trách nhiệm thông báo việc công bố trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Trước đây việc này gần như nằm hoàn toàn trong nội bộ doanh nghiệp.

Về ký hiệu, hướng dẫn lâu nay là Thông tư 21/2007/TT-BKHCN ngày 28/9/2007 (sửa đổi bởi Thông tư 29/2011/TT-BKHCN): số hiệu và năm ban hành đặt sau chữ TCCS và phân cách bằng dấu hai chấm, chữ viết tắt tên cơ sở đặt sau năm và phân cách bằng dấu gạch chéo — ví dụ TCCS 27:2006/XXX.

TCCS khác TCVN và QCVN ở chỗ nào?

Ba loại khác nhau ở hai trục quan trọng nhất — ai ban hành và có bắt buộc tuân thủ hay không — nên không thể dùng thay cho nhau.

Nhầm lẫn xảy ra vì cả ba đều là “chỉ tiêu kỹ thuật viết trên giấy”, nhưng hệ quả pháp lý hoàn toàn khác. Bảng dưới tóm tắt theo Luật 68/2006/QH11 với nội dung đã sửa đổi bởi Luật 70/2025/QH15:

Cách hình dung đơn giản: QCVN vẽ hàng rào, TCVN gợi ý con đường tốt, TCCS là lời hứa riêng của bạn bên trong hàng rào đó. Bạn được tự do đặt chỉ tiêu nghiêm ngặt hơn QCVN, nhưng không bao giờ được lỏng hơn. Bài QCVN và TCVN là gì đi sâu hơn vào hai loại văn bản nhà nước này.

Vì sao hồ sơ công bố lại cần chỉ tiêu do doanh nghiệp tự đặt?

Vì nhà nước chỉ quy định ngưỡng an toàn chung, còn chất lượng đặc thù của từng sản phẩm thì chỉ doanh nghiệp mới biết và phải tự chịu trách nhiệm.

Với thực phẩm bảo vệ sức khỏe, quy định hiện hành vẫn là Nghị định 15/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật An toàn thực phẩm — Nghị định 46/2026/NĐ-CP đã bị tạm dừng thi hành.

Theo Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, hồ sơ tự công bố gồm bản tự công bố theo Mẫu số 01 Phụ lục I và phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng. Với nhóm phải đăng ký bản công bố — trong đó có thực phẩm bảo vệ sức khỏe — Điều 7 yêu cầu bản công bố theo Mẫu số 02 Phụ lục I kèm phiếu kiểm nghiệm và các tài liệu liên quan.

Điểm mấu chốt nằm trong chính các mẫu này: Mẫu số 02 Phụ lục I có mục “Các chỉ tiêu chất lượng chủ yếu tạo nên công dụng của sản phẩm” dành riêng cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe, bên cạnh chỉ tiêu an toàn, hạn sử dụng và quy cách đóng gói. Không văn bản nào điền sẵn những con số đó — chúng đến từ tiêu chuẩn cơ sở của doanh nghiệp.

Nói cách khác, TCCS là nguồn gốc của các con số bạn viết vào bản công bố.

Chuỗi logic của cả hồ sơ vì thế chạy như sau: đặt chỉ tiêu trong TCCS, gửi mẫu đi kiểm nghiệm thực phẩm chức năng để chứng minh mẫu thực tế đạt đúng mức đó, rồi nộp cả hai vào hồ sơ để nhận Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm. Nếu chỉ tiêu và kết quả kiểm nghiệm lệch nhau, hồ sơ bị trả về ngay từ khâu thẩm định. Trình tự đầy đủ có trong bài công bố thực phẩm chức năng tại Việt Nam.

Lưu ý về cách diễn đạt: chỉ tiêu chất lượng mô tả thành phần và hàm lượng, không phải hiệu quả điều trị. Thực phẩm bảo vệ sức khỏe không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh — nội dung TCCS cũng như nhãn sản phẩm cần bám đúng ranh giới này. Về ghi nhãn, quy định hiện hành là Nghị định 37/2026/NĐ-CP, đã thay thế Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP.

💬 Cần đối chiếu bộ chỉ tiêu dự kiến với năng lực thực tế của dây chuyền trước khi chốt công bố? Gửi yêu cầu qua trang liên hệ để Sunsho Trade rà soát cùng bạn.

Rủi ro lớn nhất — đặt chỉ tiêu quá cao rồi chính mình không đạt

Chỉ tiêu càng cao thì lợi thế marketing càng lớn, nhưng đó cũng chính là mức mà cơ quan hậu kiểm dùng để đối chiếu khi lấy mẫu trên thị trường.

Đây là cái bẫy đặc trưng của TCCS. Khi làm hồ sơ, chủ thương hiệu thường muốn con số đẹp để in lên bao bì. Nhà máy chiều theo, phòng kiểm nghiệm trả kết quả đạt vì mẫu lô đầu được làm rất kỹ. Hồ sơ trôi.

Vấn đề xuất hiện ở lô thứ mười, hoặc ở mẫu lấy sau nhiều tháng nằm kho — hoạt chất tự nhiên phân hủy dần, độ đồng đều giữa các lô không bao giờ tuyệt đối. Khi mẫu hậu kiểm cho kết quả thấp hơn mức đã công bố, doanh nghiệp không thể biện minh rằng “tiêu chuẩn đó là do chúng tôi tự đặt”.

Về chế tài, Điều 20 Nghị định 115/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm đối với hành vi sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe có ít nhất một trong các chỉ tiêu chất lượng chủ yếu tạo nên công dụng của sản phẩm không phù hợp với mức công bố. Nghĩa là chế tài không đến từ việc sản phẩm mất an toàn, mà từ việc sản phẩm không đúng như chính bạn đã hứa. Hệ quả kéo theo thường nặng hơn tiền phạt: thu hồi hàng, làm lại hồ sơ, đứt kế hoạch bán hàng, bao bì đã in thành phế phẩm.

Chiều ngược lại cũng có rủi ro: đặt chỉ tiêu quá thấp thì khó cạnh tranh, và nếu thấp hơn ngưỡng bắt buộc trong quy chuẩn kỹ thuật thì bản công bố đã sai ngay từ đầu.

Đặt chỉ tiêu TCCS thế nào cho an toàn khi đi gia công?

Nguyên tắc thực dụng là công bố mức thấp hơn năng lực thực tế của dây chuyền, đủ để hấp thụ dao động giữa các lô và suy giảm trong hạn sử dụng.

• Xác định ngưỡng cứng trước. Tra các quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho nhóm sản phẩm — giới hạn kim loại nặng, vi sinh vật, phụ gia. Đây là sàn không được phá.
• Hỏi nhà máy về khoảng dao động, không hỏi giá trị trung bình. Câu hỏi đúng là “trong các lô gần nhất, mức thấp nhất là bao nhiêu”, và chỉ tiêu công bố nên đặt dưới mức đó.
• Trừ hao cho hạn sử dụng. Mẫu hậu kiểm có thể được lấy ở bất kỳ thời điểm nào trong hạn dùng. Dữ liệu từ nghiên cứu độ ổn định sản phẩm cho biết cần chừa biên bao nhiêu.
• Cẩn trọng với chiết xuất thảo dược. Hàm lượng hoạt chất trong nguyên liệu tự nhiên biến động theo vụ mùa và vùng trồng. Ưu tiên chiết xuất tiêu chuẩn hóa có cam kết hàm lượng và COA đi kèm từng lô.
• Ghi rõ phương pháp thử ngay trong TCCS. Cùng một hoạt chất, hai phương pháp phân tích có thể cho hai con số khác nhau; không chỉ định phương pháp là mất quyền phản biện.
• Diễn đạt bằng ngưỡng, không bằng giá trị tuyệt đối. “Không nhỏ hơn X mg/viên” khác hẳn “X mg/viên”; cách ghi thứ hai khiến mọi sai lệch hai chiều đều thành không phù hợp.

Nguyên tắc gói gọn: công bố mức bảo thủ, truyền thông mức thực tế. Nếu lô thực tế đạt cao hơn mức công bố, hãy nêu kết quả kiểm nghiệm của chính lô đó trong tài liệu bán hàng, thay vì đẩy con số cam kết lên cao và tự trói mình.

TCCS trong hợp đồng gia công — ai chịu trách nhiệm phần nào?

Nhà máy chịu trách nhiệm sản xuất đúng chỉ tiêu, nhưng người đứng tên công bố sản phẩm mới là bên chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan quản lý.

Trong mô hình gia công, nhà máy là bên thực hiện; chủ thương hiệu là bên đứng tên trên bản công bố và trên nhãn. Khi mẫu hậu kiểm không đạt, cơ quan quản lý làm việc với bên đứng tên. Vì vậy chỉ tiêu kỹ thuật cần được viết thẳng vào hợp đồng gia công thực phẩm chức năng, tối thiểu gồm:

• Danh mục chỉ tiêu và mức cam kết, kèm phương pháp thử cho từng chỉ tiêu.
• Nghĩa vụ cung cấp COA cho từng lô, và quyền của bên đặt hàng gửi mẫu đi kiểm nghiệm độc lập.
• Cơ chế xử lý khi lô không đạt — làm lại, thay thế hay bồi thường, và ai chịu chi phí kiểm nghiệm.
• Ràng buộc không đổi nguồn nguyên liệu hoặc công thức nếu chưa được bên đặt hàng chấp thuận bằng văn bản.

Với hàng gia công tại Nhật Bản, nhà máy vận hành theo bộ tiêu chuẩn nội bộ xây dựng trên hệ quy chiếu Nhật. Bộ tiêu chuẩn đó không tự động trở thành TCCS hợp lệ cho hồ sơ Việt Nam — nó cần được chuyển ngữ, đối chiếu với quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam và trình bày lại theo định dạng trong nước. Đây là lý do quy trình gia công thực phẩm chức năng nên có bước rà soát chỉ tiêu trước khi ký hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tiêu chuẩn cơ sở có phải nộp lên cơ quan nhà nước để được phê duyệt không?
Không, vì TCCS do chính tổ chức công bố để áp dụng trong phạm vi của mình. Tuy nhiên từ 01/01/2026, theo Điều 20 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật với nội dung sửa đổi bởi Luật 70/2025/QH15, tổ chức công bố TCCS có trách nhiệm thông báo việc công bố trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.

2. TCCS có thể đặt chỉ tiêu thấp hơn quy chuẩn kỹ thuật quốc gia không?
Không. Điều 20 của Luật quy định tiêu chuẩn cơ sở không được trái với quy chuẩn kỹ thuật và quy định của pháp luật có liên quan. Quy chuẩn kỹ thuật là ngưỡng bắt buộc, TCCS chỉ được nằm trong hoặc nghiêm ngặt hơn ngưỡng đó.

3. Có thể lấy nguyên một TCVN làm tiêu chuẩn cơ sở không?
Được, và Điều 20 của Luật còn khuyến khích sử dụng tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực hoặc nước ngoài làm tiêu chuẩn cơ sở. Lưu ý khi đã viện dẫn thì phải đáp ứng đúng mức của tiêu chuẩn đó.

4. Mỗi sản phẩm có cần một bộ chỉ tiêu riêng không?
Trên thực tế là có. Nhiều quy cách đóng gói của cùng một công thức có thể dùng chung, còn hai công thức khác nhau cần hai bộ riêng vì mức hoạt chất và phương pháp thử không giống nhau.

5. Muốn nâng chỉ tiêu sau khi đã công bố thì làm thế nào?
Cần cập nhật tiêu chuẩn cơ sở, có dữ liệu kiểm nghiệm chứng minh mức mới, rồi điều chỉnh hồ sơ công bố sản phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Không sửa con số trên nhãn trước khi hồ sơ được cập nhật, vì khi đó nhãn và bản công bố sẽ không khớp nhau.

💬 Muốn có người rà soát bộ chỉ tiêu và hồ sơ kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt? Xem dịch vụ gia công OEM/ODM của Sunsho Trade hoặc nhắn Zalo để được tư vấn.