Hồ sơ nguyên liệu: CoA, SDS, spec và xuất xứ

Khi mua một nguyên liệu cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe hoặc mỹ phẩm, thứ bạn nhận không chỉ là bao hàng mà còn là một bộ hồ sơ nguyên liệu: spec, CoA, SDS, thông tin xuất xứ, thông tin chất gây dị ứng và một loạt tuyên bố. Nhiều nhà máy nhận đủ các tệp này nhưng lưu riêng lẻ, mỗi tệp một thư mục, và chỉ mở ra khi có sự cố. Đến lúc đó mới phát hiện tên nhà máy trên spec khác với trên CoA, hay chứng nhận đã hết hạn từ trước khi lô được sản xuất.

Bài viết dành cho bộ phận mua hàng, QA và người làm hồ sơ của nhà máy, và cho thương hiệu tự cấp nguyên liệu cho nhà máy gia công. Bài giải thích từng tài liệu dùng để làm gì, cần nhìn những dòng nào, và cách đối chiếu chéo cả bộ. Riêng cách đọc chi tiết một CoA đã có ở bài CoA là gì, nên ở đây chỉ nói CoA trong mối quan hệ với các tài liệu còn lại.

💬 Bạn cần nguyên liệu (chủ yếu nguồn Nhật) kèm đủ spec, CoA, SDS, thông tin xuất xứ và tuyên bố ngay từ khi hỏi hàng? Xem nhóm nguyên liệu và bao bì Sunsho Trade cung cấp, gửi yêu cầu hoặc nhắn Zalo.

Bộ hồ sơ nguyên liệu gồm những gì?

Một bộ hồ sơ nguyên liệu đầy đủ thường gồm spec (tiêu chuẩn kỹ thuật), CoA theo lô, SDS, bảng thành phần, thông tin xuất xứ, thông tin chất gây dị ứng, chứng nhận hệ thống chất lượng của nhà sản xuất và các tuyên bố tùy thị trường.

Điểm quan trọng nhất của bảng là cột “Gắn với”: spec, SDS, bảng thành phần gắn với mã sản phẩm, còn CoA gắn với số lô. Khi đối chiếu, bạn đi từ số lô trên bao hàng → CoA → mã sản phẩm → spec và các tài liệu còn lại.

Spec: tài liệu bạn chốt trước tiên

Spec là thỏa thuận về việc nguyên liệu phải như thế nào; mọi CoA về sau đều được đối chiếu với spec, nên spec phải được chốt bằng văn bản trước khi đặt lô đầu tiên.

Một spec dùng được thường có:

• Tên nguyên liệu, mã sản phẩm, tên và địa chỉ nhà sản xuất.
• Mô tả: dạng (bột, dầu, cốm), màu, mùi.
• Chỉ tiêu và giới hạn: hàm lượng hoạt chất, độ ẩm, kim loại nặng, vi sinh, dung môi tồn dư, các chỉ tiêu đặc thù của từng nguyên liệu.
• Phương pháp thử cho mỗi chỉ tiêu, hoặc dược điển, tiêu chuẩn áp dụng.
• Đóng gói, bảo quản, hạn dùng hoặc ngày thử lại.
• Ngày ban hành và số phiên bản.

Số phiên bản thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng: nếu nhà sản xuất sửa spec, bạn cần biết bản nào áp dụng cho lô nào. Hãy thỏa thuận với nhà cung cấp rằng mọi thay đổi spec, quy trình sản xuất hoặc nơi sản xuất phải được thông báo trước bằng văn bản.

Nếu nhà máy của bạn có tiêu chuẩn nội bộ, hãy gửi nó khi hỏi hàng để hai bên đối chiếu từng dòng. Bài chọn nguyên liệu thực phẩm chức năng nói thêm về cách đặt tiêu chuẩn đầu vào.

CoA trong mối quan hệ với spec

CoA chỉ có giá trị đối chiếu khi số lô trùng với hàng thực nhận, các chỉ tiêu trùng với spec, và phương pháp thử trên CoA khớp với phương pháp trên spec.

Ba phép đối chiếu nên làm với mỗi CoA:

1. CoA ↔ hàng thực nhận: số lô, ngày sản xuất, hạn dùng.
2. CoA ↔ spec: CoA có đủ các chỉ tiêu trong spec không, giới hạn ghi trên CoA có giống spec không (không được rộng hơn), kết quả có con số thực đo không.
3. CoA ↔ nhà sản xuất: tên nhà máy cấp CoA có trùng với nhà sản xuất trên spec và trên thông tin xuất xứ không.

Nếu CoA thiếu chỉ tiêu mà spec có, hãy hỏi chỉ tiêu đó được kiểm soát thế nào (thử theo lô, thử định kỳ, hay kiểm soát qua quy trình). Đây là câu hỏi bình thường, không phải nghi ngờ nhà cung cấp.

Lưu ý: CoA của nguyên liệu khác với phiếu kết quả kiểm nghiệm của thành phẩm dùng cho hồ sơ công bố. Theo Điều 7 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký bản công bố cần phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm của sản phẩm trong thời hạn 12 tháng, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận phù hợp ISO 17025 cấp. Chi tiết ở bài kiểm nghiệm thực phẩm chức năng.

💬 Đang có một bộ hồ sơ nguyên liệu mà chưa chắc các tài liệu đã khớp nhau? Gửi spec, CoA và chứng nhận qua form yêu cầu nguyên liệu hoặc Zalo, Sunsho Trade sẽ đối chiếu chéo cùng bạn.

SDS: không chỉ dành cho hóa chất nguy hiểm

SDS (Safety Data Sheet) cung cấp thông tin để lưu kho, xử lý, vận chuyển và ứng phó sự cố an toàn với nguyên liệu, và theo hệ thống GHS, SDS được trình bày thành 16 mục.

Với nguyên liệu dạng bột dùng cho thực phẩm, nhiều người nghĩ SDS không cần. Thực tế, SDS có ích cho ít nhất ba việc:

• Lưu kho và xử lý: mục về xử lý và bảo quản, mục về kiểm soát phơi nhiễm và phương tiện bảo hộ — đặc biệt với bột mịn có thể phát tán khi cân, trộn.
• Vận chuyển: mục về thông tin vận chuyển cho biết nguyên liệu có thuộc diện hàng nguy hiểm khi vận chuyển hay không. Đơn vị vận chuyển thường yêu cầu SDS khi nhận hàng.
• Ứng phó sự cố: biện pháp sơ cứu, chữa cháy, xử lý khi rơi vãi.

Khi nhận SDS, kiểm tra: tên sản phẩm và mã trùng với spec, ngày lập hoặc sửa đổi, tên nhà cung cấp và thông tin liên hệ khẩn cấp. SDS cũ nhiều năm chưa cập nhật là dấu hiệu nên hỏi lại.

Xuất xứ, chất gây dị ứng và các tuyên bố

Thông tin xuất xứ, chất gây dị ứng và các tuyên bố là phần dễ bị thiếu nhất, nhưng lại quyết định việc ghi nhãn, xin chứng nhận và xuất khẩu thành phẩm về sau.

Xuất xứ có hai lớp. Lớp thứ nhất là nơi nguyên liệu được sản xuất (nhà máy, quốc gia). Lớp thứ hai là nguồn của nguyên liệu gốc (ví dụ collagen từ cá hay bò, nguồn ở đâu). Ngoài ra còn C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) theo lô giao — chứng từ dùng cho ưu đãi thuế theo hiệp định, khác với thông tin xuất xứ kỹ thuật; xem bài giấy chứng nhận xuất xứ là gì. Khi một nguyên liệu được đóng gói lại ở nước thứ ba, hãy đối chiếu kỹ nơi sản xuất thực tế với tên công ty bán hàng.

Chất gây dị ứng. Xin bản xác nhận bằng văn bản về sự có mặt hoặc không có mặt của các nhóm chất gây dị ứng, kể cả nguy cơ nhiễm chéo trên cùng dây chuyền. Thông tin này là cơ sở để bạn quyết định cách ghi nhãn theo quy định hiện hành.

Các tuyên bố thường gặp:

• Phi biến đổi gen (nếu thị trường hoặc khách hàng yêu cầu).
• BSE/TSE với nguyên liệu có nguồn gốc từ bò.
• Dung môi tồn dư.
• Chiếu xạ (có hay không).
• Halal, kosher, chay — kèm chứng nhận, đối chiếu đúng nhà máy, đúng mã sản phẩm và còn hiệu lực.

Lưu trữ theo lô và khi nguyên liệu thay đổi

Hồ sơ nguyên liệu nên được lưu theo từng lô và liên kết với hồ sơ lô sản xuất, vì đó là cách duy nhất để truy ngược khi có khiếu nại hoặc khi cơ quan quản lý hậu kiểm.

Với nhà sản xuất thực phẩm bảo vệ sức khỏe, điểm d khoản 1 Điều 28 Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu lưu giữ tài liệu về sản xuất, kiểm soát chất lượng và phân phối sao cho truy được lịch sử của từng lô. Hồ sơ nguyên liệu là đầu vào của chuỗi đó; xem thêm bài hồ sơ lô sản xuất là gì.

Một cách lưu thực tế: mỗi lô nguyên liệu một thư mục gồm CoA của lô, chứng từ giao nhận, C/O nếu có, phiếu kiểm tra khi nhận; thư mục chung theo mã sản phẩm chứa spec (có phiên bản), SDS, bảng thành phần, chứng nhận và tuyên bố, kèm ngày hết hạn của từng chứng nhận.

Khi nguyên liệu thay đổi. Khoản 4 Điều 8 Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu đăng ký lại bản công bố khi thay đổi tên sản phẩm, xuất xứ hoặc thành phần; các thay đổi khác thì thông báo bằng văn bản. Vì vậy, khi đổi nhà cung cấp hoặc đổi loại nguyên liệu, người đứng tên công bố cần đánh giá thay đổi đó có thuộc các trường hợp phải đăng ký lại hay không — xem bài công bố lại sản phẩm thực phẩm chức năng. Nếu tài liệu tiếng nước ngoài của nguyên liệu được đưa vào hồ sơ công bố, Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu dịch sang tiếng Việt và công chứng (khoản 3 Điều 5 với hồ sơ tự công bố, khoản 3 Điều 7 với hồ sơ đăng ký).

Nghị định 15/2018/NĐ-CP là văn bản đang áp dụng; Nghị định 46/2026/NĐ-CP hiện bị tạm ngưng hiệu lực theo Nghị quyết 15/2026/NQ-CP.

Sunsho Trade chuẩn bị gì trong bộ hồ sơ

Khi cung cấp nguyên liệu và vật tư (chủ yếu từ Nhật Bản), Sunsho Trade thu thập spec, CoA, SDS, bảng thành phần, thông tin xuất xứ, chất gây dị ứng và các tuyên bố, đối chiếu chéo trước khi gửi, sắp xếp mẫu và xuất khẩu; thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam do doanh nghiệp nhập khẩu thực hiện.

Phần việc của chúng tôi trong mỗi yêu cầu:

• Nhận danh sách tài liệu bạn cần (theo tiêu chuẩn nội bộ hoặc theo yêu cầu thị trường bán).
• Yêu cầu nhà cung cấp cấp tài liệu, trao đổi bằng tiếng Nhật về những điểm cần làm rõ.
• Đối chiếu chéo: tên nhà máy, mã sản phẩm, số lô, phiên bản spec, thời hạn chứng nhận.
• Gửi CoA của lô lấy mẫu cùng mẫu thử, và CoA của từng lô giao.
• Thu xếp chứng từ xuất khẩu và C/O khi đủ điều kiện.

Nếu bạn là thương hiệu tự cấp nguyên liệu cho nhà máy gia công, bài nguyên liệu gia công tự mua hay để nhà máy mua có checklist hồ sơ một lô nguyên liệu và cách phân chia trách nhiệm trong hợp đồng.

Kiểm tra ngày 25/10/2026. Thông tin pháp lý chỉ mang tính tham khảo, cần đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm thực hiện.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Spec và CoA khác nhau thế nào?
Spec mô tả nguyên liệu phải như thế nào và gắn với mã sản phẩm; CoA ghi kết quả đo của một lô cụ thể và gắn với số lô. Bạn chốt spec trước, rồi dùng spec để đối chiếu CoA của mỗi lô.

2. Nguyên liệu thực phẩm dạng bột có cần SDS không?
Nên có. SDS giúp lưu kho, xử lý bột mịn an toàn, cho biết nguyên liệu có thuộc diện hàng nguy hiểm khi vận chuyển hay không, và hướng dẫn xử lý sự cố. Đơn vị vận chuyển cũng thường yêu cầu SDS.

3. Thông tin xuất xứ và C/O có giống nhau không?
Không. Thông tin xuất xứ kỹ thuật cho biết nơi sản xuất và nguồn nguyên liệu gốc; C/O là chứng từ theo lô giao dùng để hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định. Cả hai đều cần, cho hai mục đích khác nhau.

4. Đổi nhà cung cấp nguyên liệu có phải công bố lại không?
Khoản 4 Điều 8 Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu đăng ký lại khi thay đổi tên sản phẩm, xuất xứ hoặc thành phần; thay đổi khác thì thông báo bằng văn bản. Người đứng tên công bố cần đánh giá thay đổi của mình thuộc trường hợp nào và đối chiếu quy định hiện hành.

5. Nên lưu hồ sơ nguyên liệu thế nào?
Lưu theo lô (CoA, chứng từ giao nhận, C/O, phiếu kiểm tra khi nhận) và theo mã sản phẩm (spec có phiên bản, SDS, bảng thành phần, chứng nhận, tuyên bố kèm ngày hết hạn), liên kết với hồ sơ lô sản xuất để truy ngược được khi cần.

💬 Muốn nhận nguyên liệu kèm bộ hồ sơ đã đối chiếu sẵn? Gửi tên nguyên liệu và danh sách tài liệu bạn cần qua form yêu cầu nguyên liệu, nhắn Zalo, hoặc xem danh mục nguyên liệu và bao bì.