Mỹ phẩm Nhật trên kệ hiệu thuốc và siêu thị ở Nhật rất đa dạng: sữa rửa mặt, nước dưỡng, kem chống nắng, dầu gội, son, phấn, kem đánh răng. Với một nhà bán sỉ, một chuỗi cửa hàng hàng Nhật hay một nhà phân phối mới mở ngành mỹ phẩm, câu hỏi đầu tiên thường là “nhập mã nào”. Nhưng câu hỏi quyết định lại là “mã nào làm được hồ sơ”. Một mã bán rất chạy ở Nhật vẫn có thể không đưa ra thị trường Việt Nam được, nếu không lấy được giấy ủy quyền hoặc thông tin thành phần cần cho phiếu công bố.
Bài này dành cho doanh nghiệp tại Việt Nam muốn nhập sỉ mỹ phẩm Nhật Bản theo đường chính ngạch. Thủ tục công bố, thuế và nhãn phụ đã có bài riêng là nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản về Việt Nam và công bố mỹ phẩm. Ở đây chúng tôi chỉ đi vào phần trước đó: xây danh mục, cách mua, và gom đủ giấy tờ cho từng mã trước khi đặt hàng.
Sunsho Trade là bên mua hàng tại Nhật và xuất khẩu cho doanh nghiệp của bạn. Doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam đứng tên công bố sản phẩm mỹ phẩm, dán nhãn phụ và làm thủ tục nhập khẩu. Chúng tôi tìm hàng, gom lô, kiểm tra hạn và số lô, cung cấp thông tin sản phẩm cho các thủ tục đó, làm thông quan xuất khẩu và chứng từ.
💬 Bạn đã có danh sách mỹ phẩm Nhật muốn nhập thử? Xem dịch vụ cung cấp mỹ phẩm và hàng tiêu dùng Nhật Bản hoặc nhắn Zalo để gửi danh sách, chúng tôi kiểm tra từng mã trước khi báo giá.
Mỹ phẩm Nhật ở hiệu thuốc gồm những nhóm nào
Phần lớn hàng chăm sóc cá nhân trên kệ hiệu thuốc Nhật, kể cả xà phòng, sữa tắm, dầu gội, kem đánh răng và sản phẩm chống nắng, đều nằm trong danh mục minh họa các nhóm mỹ phẩm của ASEAN, nên khi nhập về Việt Nam đều đi theo thủ tục công bố mỹ phẩm.
Danh mục minh họa các nhóm sản phẩm mỹ phẩm (Phụ lục I của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN) liệt kê: kem, sữa, gel, dầu dùng cho da; mặt nạ; kem nền; phấn; xà phòng tắm; nước hoa; sản phẩm tắm; sản phẩm khử mùi; sản phẩm chăm sóc tóc; sản phẩm cạo râu; sản phẩm trang điểm và tẩy trang; sản phẩm cho môi; sản phẩm chăm sóc răng miệng; sản phẩm cho móng; sản phẩm vệ sinh vùng kín bên ngoài; sản phẩm tắm nắng. Chính tài liệu này nói rõ danh mục không đầy đủ, sản phẩm mới phải được xét theo định nghĩa mỹ phẩm.
Nghĩa là kem đánh răng hay xà phòng cũng có thể phải công bố như kem dưỡng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính khối lượng hồ sơ cho một lô “hàng hiệu thuốc”.
Ở phía Nhật còn có một điểm cần đọc trên bao bì. Luật Nhật chia hàng chăm sóc da thành mỹ phẩm (化粧品) và sản phẩm “y dược bộ ngoại” (医薬部外品, thường gọi là mỹ phẩm dược dụng). Sản phẩm thuộc nhóm sau phải in chữ “医薬部外品” trên bao bì. Đây là phân loại theo luật Nhật, không tự động chuyển sang Việt Nam. Khi thấy chữ này, hãy xem kỹ thành phần, vì bộ hồ sơ tại Việt Nam vẫn được xét theo các Phụ lục của ASEAN. Bài kiểm tra sản phẩm có phải mỹ phẩm trước khi công bố giải thích cách tự soát.
| Nhóm hàng | Dạng thường gặp | Điểm cần kiểm tra trước khi đặt |
|---|---|---|
| Chăm sóc da | Sữa rửa mặt, nước dưỡng, sữa dưỡng, kem, mặt nạ | Chữ “医薬部外品” trên bao bì; công dụng ghi trên nhãn gốc |
| Chống nắng | Kem, sữa, gel, xịt | Tỷ lệ chất lọc UV; dạng xịt là hàng có thể nguy hiểm khi vận chuyển |
| Tóc | Dầu gội, dầu xả, ủ tóc, xịt tạo kiểu | Thuốc nhuộm tóc phải công bố riêng từng màu; xịt tóc dạng bình áp suất |
| Trang điểm | Son, phấn, kem nền, mascara | Nhiều màu trong một dòng; tỷ lệ chất màu |
| Tắm, vệ sinh | Xà phòng, sữa tắm, khử mùi | Dạng xịt khử mùi; công dụng ghi “kháng khuẩn” trên nhãn gốc |
| Răng miệng | Kem đánh răng, nước súc miệng | Chữ “医薬部外品”; công dụng ghi trên nhãn gốc |
| Nước hoa | Nước hoa, nước thơm | Công bố riêng từng mùi; hàm lượng cồn khi vận chuyển |
Mỗi mã hàng là một phiếu công bố
Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT đã được Thông tư 34/2025/TT-BYT sửa đổi, mỗi sản phẩm mỹ phẩm được công bố trong một phiếu; chỉ một số trường hợp như bộ sản phẩm bán chung hoặc cùng dòng khác màu, khác mùi mới được gộp, trừ thuốc nhuộm tóc và nước hoa phải công bố riêng.
Thông tư 34/2025/TT-BYT (áp dụng từ 18/8/2025) sửa Điều 5 của Thông tư 06/2011/TT-BYT về cách lập phiếu công bố. Nguyên tắc là một sản phẩm, một phiếu. Các sản phẩm cùng chủ sở hữu được gộp trong một phiếu nếu được đóng gói với tên chung và bán dưới dạng một bộ, hoặc cùng tên, cùng dòng, công thức tương tự nhưng khác màu hoặc khác mùi. Thuốc nhuộm tóc và nước hoa là ngoại lệ, phải công bố riêng cho từng màu, từng mùi.
Hệ quả với nhà nhập sỉ: số phiếu công bố, chứ không phải số thùng hàng, mới là thứ quyết định chi phí và thời gian chuẩn bị. Một lô 30 mã chăm sóc da là 30 bộ hồ sơ. Một dòng son 12 màu có thể gói trong một phiếu, còn một dòng thuốc nhuộm 12 màu là 12 phiếu. Khi so sánh hai danh mục có cùng doanh số dự kiến, danh mục ít phiếu hơn thường đi nhanh hơn.
Thông tư 06/2011/TT-BYT vẫn là văn bản gốc về quản lý mỹ phẩm tại thời điểm kiểm tra. Hồ sơ, nơi nộp, lệ phí và hiệu lực 5 năm của số tiếp nhận được trình bày trong bài công bố mỹ phẩm.
Giấy ủy quyền quyết định mã nào nhập được
Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu cần giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm; với mỹ phẩm sản xuất tại Nhật Bản, một nước thành viên CPTPP, giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) hiện thuộc trường hợp được miễn, nhưng giấy ủy quyền đã hợp pháp hóa lãnh sự thì vẫn phải có.
Theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT, mỹ phẩm nhập khẩu phải có giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cho tổ chức đứng tên công bố tại Việt Nam. Với sản phẩm nhập khẩu, giấy này phải được chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế. Điều 6 quy định nội dung tối thiểu: tên, địa chỉ bên ủy quyền và nhà sản xuất; tên, địa chỉ bên được ủy quyền; phạm vi ủy quyền là đứng tên công bố và phân phối tại Việt Nam; nhãn hàng hoặc tên sản phẩm; thời hạn ủy quyền; cam kết cung cấp hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF); họ tên, chức danh, chữ ký người đại diện bên ủy quyền.
Về CFS, căn cứ hiện hành là khoản 4 Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT, đã được Thông tư 29/2020/TT-BYT sửa đổi (có hiệu lực từ 15/2/2021; Thông tư 32/2019/TT-BYT trước đó đã bị bãi bỏ). Văn bản liệt kê các trường hợp miễn CFS, trong đó có mỹ phẩm được sản xuất tại nước thành viên CPTPP, và mỹ phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ nước thành viên CPTPP. Trường hợp thứ hai có điều kiện: doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường phải nộp tài liệu chứng minh sản phẩm được lưu hành tại nước đó, do cơ quan có thẩm quyền cấp và được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ các trường hợp miễn mà văn bản nêu). Điều này khớp với bài công bố mỹ phẩm. Hãy đọc kỹ dòng ghi nơi sản xuất: một số sản phẩm mang thương hiệu Nhật lại được sản xuất ở nước khác, khi đó không mặc định là được miễn mà phải xem có đáp ứng trường hợp nào trong văn bản hay không.
Điểm thực tế nhất nằm ở cách mua. Sunsho Trade thường mua mỹ phẩm qua các nhà bán buôn (問屋) tại Nhật, không phải lúc nào cũng mua thẳng từ nhà sản xuất. Nhà bán buôn bán hàng cho bạn được, nhưng không thể tự cấp giấy ủy quyền, vì giấy này phải do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ký. Có nhà sản xuất đồng ý ký cho nhà nhập khẩu mới, có nhà sản xuất đã có đại lý tại Việt Nam và không ký thêm, có nhà sản xuất chưa có chính sách cho thị trường nước ngoài.
Vì vậy, với từng mã trong danh sách, chúng tôi hỏi và báo cho bạn trước khi đặt hàng mã đó có khả năng lấy được giấy ủy quyền hay không. Kết quả phụ thuộc vào nhà sản xuất, nên chúng tôi không cam kết mã nào cũng có. Mã nào chưa rõ thì nên để sang lô sau, thay vì mua trước rồi mới đi xin giấy.
💬 Muốn biết mã nào trong danh sách của bạn có khả năng lấy được giấy ủy quyền? Gửi danh sách qua form liên hệ dành cho mỹ phẩm và hàng tiêu dùng Nhật, chúng tôi hỏi phía Nhật và báo lại trước khi bạn đặt hàng.
Thông tin thành phần: nhãn gốc chưa đủ cho phiếu công bố
Nhãn mỹ phẩm Nhật ghi toàn bộ thành phần bằng tên tiếng Nhật theo thứ tự hàm lượng, nhưng không ghi tỷ lệ phần trăm; trong khi phiếu công bố tại Việt Nam cần tên INCI và tỷ lệ phần trăm của các chất có giới hạn nồng độ theo Phụ lục ASEAN.
Ở Nhật, mỹ phẩm phải ghi toàn bộ thành phần. Theo thông tư hướng dẫn của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật (医薬審発第163号, ngày 6/3/2001), tên thành phần ghi bằng tiếng Nhật, nên dùng danh sách tên ghi nhãn của Hiệp hội Công nghiệp Mỹ phẩm Nhật; thứ tự từ nhiều đến ít, còn các thành phần từ 1% trở xuống và chất màu được ghi không theo thứ tự.
Phiếu công bố tại Việt Nam theo Thông tư 34/2025/TT-BYT yêu cầu ba thứ mà nhãn Nhật không đủ:
- Tên INCI. Thành phần phải ghi bằng danh pháp quốc tế. Thông tư chấp nhận cả các ấn phẩm của Nhật như Japanese Standard Cosmetic Ingredient và Japanese Cosmetic Ingredients Codex làm nguồn tra tên. Tên tiếng Nhật trên bao bì cần được chuyển sang tên INCI tương ứng.
- Tỷ lệ phần trăm của các chất có giới hạn. Chất bảo quản, chất lọc UV, chất màu và nhiều chất khác có giới hạn nồng độ trong các Phụ lục ASEAN. Con số này không có trên nhãn, chỉ nhà sản xuất mới có.
- Tên thực vật bằng tên khoa học, thành phần nguồn gốc động vật ghi tên khoa học của loài.
Nhật có danh mục riêng về chất bảo quản, chất hấp thụ tia UV và màu tar trong “tiêu chuẩn mỹ phẩm” (化粧品基準). Đây là hai hệ thống danh mục khác nhau, nên cần đối chiếu từng chất với Phụ lục ASEAN, không suy ra từ việc sản phẩm đang bán hợp pháp ở Nhật.
Sunsho Trade chuyển yêu cầu thông tin thành phần tới nhà sản xuất qua kênh mua hàng và gửi lại cho bạn những gì nhận được, cùng ảnh các mặt bao bì. Mức độ chi tiết phụ thuộc vào việc nhà sản xuất đồng ý cung cấp. Đây cũng là lý do giấy ủy quyền và thông tin thành phần nên được hỏi cùng một lúc: nhà sản xuất đã đồng ý ký giấy ủy quyền thường cũng là bên cam kết cung cấp PIF.
Xây danh mục cho lô đầu
Danh mục lô đầu nên xoay quanh các mã đã xác nhận được giấy ủy quyền và thông tin thành phần, bán quanh năm, ít đổi bao bì, rồi mới thêm hàng theo mùa và các dòng nhiều màu.
Mỹ phẩm Nhật thay đổi khá thường xuyên: đổi bao bì, ra phiên bản mới, đổi công thức theo năm. Mỗi lần đổi tên hoặc công thức có thể kéo theo việc công bố lại (xem bài công bố mỹ phẩm). Vì vậy, mã “đang hot” chưa chắc là mã tốt cho lô đầu.
| Vai trò | Loại mã | Lý do | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Lõi | Sữa rửa mặt, nước dưỡng, dầu gội, kem đánh răng bán quanh năm | Đặt lại được, hồ sơ dùng nhiều lần | Hỏi trước kế hoạch đổi bao bì |
| Kéo khách | Chống nắng, mặt nạ, sản phẩm có bao bì đặc trưng Nhật | Tạo khác biệt trên kệ | Chống nắng cần thông tin chất lọc UV, xem bài riêng |
| Theo mùa | Phiên bản giới hạn, bộ quà | Điểm nhấn | Thường không đặt lại được; hồ sơ khó dùng lại |
| Cân nhắc kỹ | Thuốc nhuộm tóc, nước hoa, dòng trang điểm nhiều màu, dạng xịt | Bán được nhưng tốn hồ sơ hoặc vướng vận chuyển | Nhuộm tóc, nước hoa công bố riêng từng màu, từng mùi |
Kem chống nắng là nhóm có nhiều điểm riêng về phân loại và nhãn, được viết tách trong bài nhập khẩu kem chống nắng Nhật Bản.
Hạn dùng, số lô và cách bảo quản
Nhãn phụ tiếng Việt phải thể hiện các nội dung bắt buộc theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, nên cần biết trước mỗi mã ghi hạn dùng, ngày sản xuất và số lô ra sao trên bao bì Nhật, thay vì đợi hàng về mới kiểm tra.
Theo khoản 3 Điều 39 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, hàng nhập khẩu chưa có đủ nội dung bắt buộc bằng tiếng Việt phải có nhãn phụ và giữ nguyên nhãn gốc; Điều 40 quy định nhãn phụ không được che khuất nội dung bắt buộc của nhãn gốc. Nghị định này đã thay Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP. Cách soạn nhãn xem bài nhãn phụ là gì và ghi nhãn mỹ phẩm.
Trên thực tế, không phải mỹ phẩm Nhật nào cũng in hạn sử dụng trên bao bì. Có mã chỉ in số lô. Nếu nhãn phụ của bạn cần thông tin về hạn hoặc ngày sản xuất, hãy để chúng tôi hỏi nhà sản xuất từ lúc lập danh sách. Khi đóng hàng, Sunsho Trade ghi lại số lô của từng mã để bạn truy được lô nếu có khiếu nại.
Nhiệt độ cũng là chuyện của mỹ phẩm, không chỉ của thực phẩm. Kem chống nắng, son, kem nền để lâu trong container nóng có thể tách lớp hoặc biến dạng. Điều kiện bảo quản ghi trên nhãn gốc là căn cứ để chọn tháng đi hàng và kho chứa.
Dạng xịt và hàng chứa nhiều cồn khi vận chuyển
Xịt tóc, xịt chống nắng, xịt khử mùi dạng bình áp suất và một số sản phẩm chứa nhiều cồn có thể bị xếp là hàng nguy hiểm khi đi biển hoặc đi máy bay, nên phải kiểm tra bảng dữ liệu an toàn (SDS) của từng mã trước khi gom lô.
Hàng nguy hiểm đi đường biển theo Bộ luật IMDG của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (bắt buộc theo Công ước SOLAS từ 1/1/2004), đi đường hàng không theo quy định của ICAO và IATA. Bình xịt (aerosol) có số UN 1950 trong hệ thống phân loại hàng nguy hiểm. Việc một mã cụ thể có phải khai báo là hàng nguy hiểm hay không phụ thuộc vào dung tích, khí đẩy và thành phần, nên câu trả lời đúng nằm ở SDS của mã đó.
Chúng tôi hỏi SDS qua kênh mua hàng ngay khi trong danh sách có dạng xịt, nước hoa hay sản phẩm ghi chứa cồn. Mã nào có thể là hàng nguy hiểm sẽ được báo trước, để bạn chọn giữ lại với cách đóng gói và khai báo phù hợp, hay dời sang lô khác. Cách gom chung với thực phẩm và hàng tiêu dùng được trình bày trong bài hàng Nhật tổng hợp gom container.
Trình tự gợi ý cho lô mỹ phẩm đầu tiên
Lô đầu nên đi theo thứ tự: lập danh sách, xác nhận giấy ủy quyền và thông tin thành phần, làm công bố, rồi mới mua và đóng hàng.
- Lập danh sách theo vai trò: phần lớn là mã lõi, ít mã theo mùa, ghi rõ mã nào là dạng xịt hoặc chứa nhiều cồn.
- Gửi danh sách cho Sunsho Trade để kiểm tra mã nào mua và xuất khẩu được, mã nào sắp đổi bao bì.
- Xác nhận giấy ủy quyền và thông tin thành phần cho từng mã. Mã chưa rõ thì để lô sau.
- Đối chiếu thành phần với các Phụ lục ASEAN và soạn phiếu công bố, nhãn phụ.
- Nộp hồ sơ công bố và chờ số tiếp nhận cho các mã đã chốt.
- Chốt mức hạn còn lại tối thiểu (nếu mã có in hạn), Incoterms và cách xếp hàng. Xem bài FOB, CIF là gì.
- Mua, kiểm tra số lô và tình trạng hàng, gom lô và xuất khẩu, kèm chứng từ và giấy chứng nhận xuất xứ khi hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ.
Bài viết mang tính tham khảo. Các văn bản được kiểm tra ngày 24/10/2026: Thông tư 06/2011/TT-BYT (khoản 3, khoản 4 Điều 4, Điều 6), Thông tư 29/2020/TT-BYT, Thông tư 34/2025/TT-BYT, Nghị định 37/2026/NĐ-CP, Phụ lục I của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và thông tư 医薬審発第163号 của Nhật. Hãy xác nhận lại quy định với cơ quan quản lý tại thời điểm làm hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Mỹ phẩm sản xuất tại Nhật có cần CFS khi công bố tại Việt Nam không?
Theo khoản 4 Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT, được sửa bởi Thông tư 29/2020/TT-BYT, mỹ phẩm sản xuất tại nước thành viên CPTPP như Nhật Bản thuộc trường hợp miễn CFS. Hàng sản xuất ở nước khác nhưng lưu hành và xuất khẩu từ Nhật chỉ được miễn khi nộp được tài liệu chứng minh lưu hành theo điều kiện của văn bản. Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm, có hợp pháp hóa lãnh sự, thì vẫn bắt buộc.
2. Sunsho Trade có chắc chắn lấy được giấy ủy quyền cho mọi mã không?
Không. Giấy ủy quyền do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ký, và chúng tôi thường mua qua nhà bán buôn. Với từng mã, chúng tôi hỏi phía Nhật và báo cho bạn trước khi đặt hàng mã đó có khả năng lấy được giấy hay không.
3. Kem đánh răng và xà phòng Nhật có phải công bố như mỹ phẩm không?
Danh mục minh họa các nhóm mỹ phẩm của ASEAN có sản phẩm chăm sóc răng miệng và xà phòng tắm, nên các mặt hàng này thường đi theo thủ tục công bố mỹ phẩm. Mã có chữ “医薬部外品” trên bao bì cần được xem kỹ thành phần trước khi công bố.
4. Một dòng son nhiều màu có cần nhiều phiếu công bố không?
Theo Thông tư 34/2025/TT-BYT, sản phẩm cùng tên, cùng dòng, công thức tương tự nhưng khác màu được công bố trong một phiếu. Thuốc nhuộm tóc và nước hoa là ngoại lệ, phải công bố riêng từng màu, từng mùi.
5. Tại sao không dùng được bảng thành phần trên bao bì Nhật để làm phiếu công bố?
Bao bì Nhật ghi tên tiếng Nhật và không ghi tỷ lệ phần trăm. Phiếu công bố cần tên INCI và tỷ lệ của các chất có giới hạn nồng độ theo Phụ lục ASEAN, nên phải lấy thông tin từ nhà sản xuất.
💬 Muốn bắt đầu một danh mục mỹ phẩm Nhật với các mã đã kiểm tra được giấy tờ? Xem dịch vụ cung cấp mỹ phẩm và hàng tiêu dùng Nhật Bản, gửi yêu cầu hoặc nhắn Zalo để Sunsho Trade kiểm tra danh sách của bạn.