Tự làm hồ sơ công bố hay thuê dịch vụ?

Nếu sản phẩm của bạn thuộc diện tự công bố, đã có phiếu kiểm nghiệm còn hạn từ nhà máy gia công, và bạn chỉ làm 1–3 mã hàng, bạn tự nộp được — không cần trả tiền cho ai. Ngược lại, nếu là thực phẩm bảo vệ sức khỏe hoặc hàng nhập khẩu, thuê dịch vụ đáng tiền.

Phần còn lại của bài là cách phân biệt hai trường hợp đó bằng tiêu chí cụ thể.

Tự làm hay thuê — bảng đối chiếu trước khi đọc tiếp

Khác biệt thật giữa hai phương án không nằm ở tiền, mà nằm ở việc sản phẩm của bạn thuộc diện tự công bố hay diện đăng ký bản công bố.

Hai dòng đáng chú ý nhất: phí kiểm nghiệm bạn phải trả trong cả hai trường hợp, và tên trên bản công bố luôn là doanh nghiệp của bạn dù ai đi nộp. Thuê dịch vụ không chuyển được trách nhiệm pháp lý.

💬 Chưa chắc sản phẩm của mình rơi vào nhóm nào? Gửi tên sản phẩm và thành phần qua Zalo, Sunsho Trade xem giúp bạn miễn phí.

Quy tắc quyết định: đủ 5 điều thì tự làm, dính 1 điều thì thuê

Bạn tự nộp được nếu hội đủ cả năm điều kiện dưới đây; chỉ cần thiếu một điều là chi phí thuê dịch vụ bắt đầu rẻ hơn thời gian bạn bỏ ra.

Tự làm được nếu đủ CẢ 5 điều:

1. Sản phẩm thuộc diện tự công bố. Điều 6 Nghị định 15/2018/NĐ-CP liệt kê ba nhóm phải đăng ký bản công bố: (1) thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt; (2) sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi; (3) phụ gia thực phẩm hỗn hợp có công dụng mới, phụ gia thực phẩm không thuộc danh mục phụ gia được phép sử dụng hoặc không đúng đối tượng sử dụng do Bộ Y tế quy định. Chỉ khi không thuộc cả ba nhóm đó bạn mới đi đường tự công bố; nhóm thứ ba rất hay bị bỏ sót.
2. Hàng sản xuất trong nước. Hàng nhập khẩu kéo theo CFS, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng.
3. Đã có phiếu kết quả kiểm nghiệm còn hạn. Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận phù hợp ISO 17025 cấp.
4. Nhà máy đã đưa đủ giấy tờ pháp lý của cơ sở sản xuất — danh sách ở mục kế tiếp.
5. Bạn chỉ làm 1–3 mã hàng và có ít nhất một người chịu ngồi đọc văn bản gốc.

Nên thuê nếu dính 1 trong 5 điều:

1. Sản phẩm thuộc diện đăng ký bản công bố. Đây là thủ tục thẩm định thật, cơ quan quản lý xem xét rồi mới cấp Giấy tiếp nhận — khác hẳn việc tự đăng tải. Người làm lần đầu thường bị trả hồ sơ nhiều vòng.
2. Hàng nhập khẩu. Riêng hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng đã đủ làm bạn mất nhiều tuần.
3. Bạn chưa chắc sản phẩm là mỹ phẩm hay thực phẩm. Phân loại sai thì nộp sai cơ quan, làm lại từ đầu.
4. Bạn có từ 10 mã hàng trở lên. Giá dịch vụ theo sản phẩm giảm mạnh ở quy mô này, tính theo giờ của bạn thì thuê rẻ hơn hẳn.
5. Nhà máy không cấp đủ giấy tờ. Phải đi đòi từng loại giấy thì bạn cần người quen việc — hoặc cần đổi nhà máy.

Phần khó nhất của hồ sơ đã nằm sẵn ở nhà máy — đây là phần bạn phải xin

Khi bạn đặt gia công tại một nhà máy đạt chuẩn, phần khó nhất của bộ hồ sơ đã nằm sẵn ở nhà máy; việc của bạn là xin đúng giấy và điền đúng mẫu.

Công thức, quy trình sản xuất, hồ sơ điều kiện sản xuất và trong nhiều trường hợp cả phiếu kiểm nghiệm — nhà máy đã có sẵn. Phần bạn làm thêm là gom giấy, điền mẫu và nộp.

Trước hết phải rõ một chuyện: ai đứng tên?

Bên đặt gia công — tức chủ thương hiệu — là tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, nên hồ sơ công bố đứng tên doanh nghiệp của bạn, không phải tên nhà máy. Nhiều chủ thương hiệu mới hiểu nhầm rằng “nhà máy làm công bố giúp” nghĩa là hồ sơ thuộc về nhà máy. Hãy hỏi nhà máy hai câu: “Anh chị có làm hộ hồ sơ công bố không?” và “Nếu làm thì hồ sơ đứng tên ai?”

Danh sách giấy tờ phải xin từ nhà máy — in ra và gửi thẳng cho họ:

1. Hợp đồng gia công ký giữa hai bên (xem những điều khoản cần có).
2. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của nhà máy, có ngành nghề phù hợp với sản phẩm bạn đặt.
3. Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Với thực phẩm bảo vệ sức khỏe sản xuất trong nước, hồ sơ đăng ký bản công bố yêu cầu giấy này đạt yêu cầu GMP.
4. Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm của sản phẩm, trong thời hạn 12 tháng, từ phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận phù hợp ISO 17025.
5. Bảng thành phần định lượng đầy đủ — bắt buộc với mỹ phẩm, rất nên có với thực phẩm để kiểm soát nội dung ghi nhãn.
6. Tên và địa chỉ chính xác của cơ sở sản xuất để ghi nhãn. Quy định ghi nhãn hiện đi theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP ban hành ngày 23/01/2026, đã bãi bỏ Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP.

Nhà máy đưa đủ sáu thứ trên trong vài ngày là dấu hiệu tốt về năng lực. Nếu họ vòng vo, hãy cân nhắc lại trước khi đặt hàng.

Một trường hợp làm danh sách này dài thêm: nếu bạn tự mua nguyên liệu thay vì để nhà máy mua, bạn phải tự giữ và tự xuất trình hồ sơ từng lô nguyên liệu — chi tiết ở bài nguyên liệu gia công ai mua, ai chịu trách nhiệm. Còn nếu bạn đang nhập hàng về bán chứ không gia công, bộ giấy tờ khác hẳn — xem nhập phân phối hay gia công thương hiệu riêng.

💬 Cần danh sách này ở dạng file để gửi nhà máy? Nhắn Zalo hoặc xem dịch vụ gia công OEM/ODM của Sunsho Trade.

Chi phí thật tách làm ba khoản, và khoản đắt nhất không ai tránh được

Tiền bạn bỏ ra chia làm ba phần độc lập là phí nhà nước, phí kiểm nghiệm và phí dịch vụ — chỉ phần thứ ba là khoản bạn có quyền không trả.

Các bảng giá trên mạng gộp cả ba vào một con số “trọn gói”, che mất phần nào bắt buộc và phần nào tùy chọn.

Dòng phí đăng ký bản công bố cần đọc kỹ: mức gốc tại biểu phí kèm Thông tư 67/2021/TT-BTC là 1.500.000đ/lần/sản phẩm, nhưng Thông tư 64/2025/TT-BTC cho thu bằng 50% mức đó, áp dụng từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026. Nên hiện tại nộp 750.000đ, còn từ 01/01/2027 trở lại 1.500.000đ nếu không có văn bản gia hạn. Mức giảm này không áp dụng cho lĩnh vực dược, mỹ phẩm, nên phí công bố mỹ phẩm vẫn là 500.000đ/mặt hàng.

Thứ nhất, thủ tục tự công bố không có phí nhà nước. Tính đến ngày kiểm tra 11/09/2026, biểu phí kèm Thông tư 67/2021/TT-BTC không có dòng nào quy định phí cho thủ tục tự công bố sản phẩm. Nếu sản phẩm thuộc diện tự công bố, toàn bộ tiền chi ra là phí kiểm nghiệm cộng phí dịch vụ — và phí dịch vụ thì tùy bạn.

Thứ hai, kiểm nghiệm mới là khoản tốn nhất và bạn không tránh được. Chúng tôi không đưa con số cụ thể vì giá lab thay đổi theo số chỉ tiêu, dạng bào chế và từng phòng kiểm nghiệm; hãy lấy báo giá bằng văn bản từ hai đến ba lab. Dù tự làm hay thuê, khoản này vẫn do bạn trả — bên dịch vụ chỉ đứng ra đặt lab giúp. Xem thêm về kiểm nghiệm thực phẩm chức năng và kiểm nghiệm mỹ phẩm.

Thứ ba, thuê dịch vụ không giảm thời gian của bạn nhiều như bạn nghĩ. Sáu loại giấy tờ ở mục trước vẫn phải do bạn đi xin, vì bên dịch vụ không có quan hệ hợp đồng với nhà máy của bạn; phần họ làm thay chủ yếu là điền mẫu, rà soát và nộp. Với một mã hàng, phần tiết kiệm thường nhỏ hơn khoản bạn trả. Xem thêm chi phí gia công mỹ phẩm.

Làm sai bị phạt bao nhiêu — con số theo từng lỗi

Mức phạt không phải một khoảng mơ hồ “3 đến 20 triệu” như nhiều trang viết, mà tách rõ theo từng hành vi trong Nghị định 115/2018/NĐ-CP.

Với nhóm vi phạm quy định về tự công bố sản phẩm, mức phạt tăng dần theo mức độ. Phạt tiền từ 15.000.000đ đến 20.000.000đ cho các lỗi thủ tục: không thông báo, đăng tải hoặc niêm yết bản tự công bố; không nộp bản tự công bố đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền; không lưu giữ hồ sơ đã tự công bố; hoặc tài liệu tiếng nước ngoài không được dịch sang tiếng Việt và không được công chứng. Mức cao hơn áp dụng cho lỗi về nội dung, và mức cao nhất dành cho hành vi sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm mà không có bản tự công bố, hoặc tự công bố đối với sản phẩm lẽ ra thuộc diện phải đăng ký bản công bố.

Với nhóm vi phạm về đăng ký bản công bố sản phẩm, ngoài phạt tiền còn có hình thức xử phạt bổ sung là đình chỉ một phần hoặc toàn bộ hoạt động sản xuất, nhập khẩu thực phẩm từ 01 tháng đến 03 tháng theo khoản 3 Điều 21 Nghị định 115/2018/NĐ-CP, kèm biện pháp khắc phục hậu quả buộc thu hồi thực phẩm. Điều 21 không quy định hình thức tước quyền sử dụng Giấy tiếp nhận — hình thức đó nằm ở điều khoản khác, đừng gán nhầm.

Một điểm hay bị viết sai: khoản 2 Điều 3 Nghị định 115/2018/NĐ-CP quy định mức phạt tiền tại Chương II là mức phạt đối với cá nhân, trừ một danh sách điều khoản được liệt kê đích danh — trong đó có điểm a khoản 3 Điều 20 và khoản 1 Điều 21 — thì con số ghi trong điều luật đã là mức phạt đối với tổ chức. Nghĩa là với các điều khoản nằm trong danh sách loại trừ đó, bạn không nhân đôi; với các điều khoản còn lại, tổ chức bị phạt gấp 02 lần mức ghi trong điều luật. Hãy đối chiếu nguyên văn khoản 2 Điều 3 thay vì mặc định nhân đôi mọi con số.

Pháp luật về an toàn thực phẩm đang trong giai đoạn thay đổi: Chính phủ đã tạm ngưng hiệu lực Nghị định 46/2026/NĐ-CP, và trong thời gian tạm ngưng, tổ chức và cá nhân tiếp tục thực hiện theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn. Mọi mốc pháp lý trong bài được kiểm tra ngày 11/09/2026 — trước khi nộp hồ sơ, hãy tra lại văn bản gốc trên cổng thông tin của cơ quan quản lý.

Mỹ phẩm đi đường khác hẳn thực phẩm, đừng áp chung một quy trình

Mỹ phẩm không có khái niệm tự công bố như thực phẩm; bạn bắt buộc phải được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm trước khi đưa hàng ra thị trường.

Mỹ phẩm đi theo Thông tư 06/2011/TT-BYT về quản lý mỹ phẩm, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 34/2025/TT-BYT ban hành ngày 03/07/2025, hiệu lực từ 18/08/2025. Thông tư mới chấp nhận hồ sơ điện tử ký số, và với mỹ phẩm sản xuất trong nước, hồ sơ nộp tại cơ quan chuyên môn về y tế thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Ba khác biệt cần nhớ so với thực phẩm:

• Có phí nhà nước ngay từ đầu. Phí thẩm định công bố sản phẩm mỹ phẩm là 500.000đ/mặt hàng theo Thông tư 277/2016/TT-BTC.
• Có hạn sử dụng. Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp; muốn tiếp tục lưu hành thì phải công bố lại trước khi số tiếp nhận hết hiệu lực và nộp phí theo quy định. Hãy đặt nhắc lịch ngay khi nhận số — đây là lỗi quên rất phổ biến.
• Bảng thành phần định lượng là bắt buộc. Phải lấy từ nhà máy, không thể tự suy ra.

Chi tiết từng bước ở bài công bố mỹ phẩm; với nhóm thực phẩm, xem công bố thực phẩm chức năng tại Việt Nam.

Và trước khi nộp bất kỳ hồ sơ mỹ phẩm nào, hãy chạy bước tự kiểm sản phẩm còn là mỹ phẩm hay đã thành thuốc. Nộp nhầm nhóm thì tự làm hay thuê dịch vụ đều hỏng như nhau.

Một lưu ý bắt buộc khi viết nội dung công bố và nhãn: thực phẩm bảo vệ sức khỏe không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh. Công dụng ghi trên hồ sơ phải khớp với tài liệu kèm theo.

Sunsho có bán dịch vụ công bố, và đây là lúc bạn không cần trả tiền cho ai

Sunsho Trade có hỗ trợ làm hồ sơ công bố cho khách đặt gia công, nhưng nếu trường hợp của bạn rơi vào nhóm tự làm được thì bạn không cần trả tiền cho ai cả.

Nói thẳng để bạn không phải đoán: Sunsho Trade điều phối gia công OEM/ODM thành phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe và mỹ phẩm tại các nhà máy đối tác đạt chuẩn GMP ở Việt Nam và Nhật Bản, và có hỗ trợ phần hồ sơ công bố cho khách của mình. Tức là bài này viết bởi một bên cũng bán dịch vụ đó.

Chính vì vậy chúng tôi nói rõ ranh giới. Nếu bạn làm một mã sữa rửa mặt hay một mã trà túi lọc thuộc diện tự công bố, tại nhà máy trong nước, và nhà máy đã đưa bạn phiếu kiểm nghiệm còn hạn cùng giấy chứng nhận cơ sở — bạn tự điền mẫu và tự nộp được, không đáng để trả thêm vài triệu đồng. Ngược lại, nếu bạn làm thực phẩm bảo vệ sức khỏe, hoặc nhập khẩu, hoặc chuẩn bị tung một loạt mã hàng, thì tiền thuê dịch vụ mua lại thời gian và số vòng sửa hồ sơ.

Điều đáng ưu tiên hơn cả vẫn là chọn đúng nhà máy ngay từ đầu. Nhà máy nghiêm túc sẽ tự động cấp đủ sáu loại giấy tờ ở trên, và khi đó phần hồ sơ công bố gần như tự giải quyết. Đọc thêm về gia công thực phẩm bảo vệ sức khỏe và gia công OEM mỹ phẩm tại Việt Nam để biết cần hỏi nhà máy những gì.

💬 Muốn biết trường hợp của bạn nên tự làm hay nên thuê? Nhắn Zalo hoặc gửi yêu cầu tư vấn — chúng tôi nói thẳng nếu bạn tự làm được.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Sản phẩm nào bắt buộc phải đăng ký bản công bố thay vì tự công bố?
Điều 6 Nghị định 15/2018/NĐ-CP nêu ba nhóm: (1) thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt; (2) sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi; (3) phụ gia thực phẩm hỗn hợp có công dụng mới, phụ gia thực phẩm không thuộc danh mục được phép sử dụng hoặc không đúng đối tượng sử dụng do Bộ Y tế quy định. Ngoài ba nhóm này, phần lớn thực phẩm thông thường đi theo thủ tục tự công bố.

2. Thủ tục tự công bố sản phẩm có phải nộp phí nhà nước không?
Biểu phí kèm Thông tư 67/2021/TT-BTC, kiểm tra ngày 11/09/2026, không có dòng phí nào cho thủ tục tự công bố. Các mức phí trong biểu là cho thẩm định hồ sơ đăng ký bản công bố và cấp giấy chứng nhận cơ sở. Bạn vẫn phải trả chi phí kiểm nghiệm tại lab.

3. Đặt gia công OEM thì hồ sơ công bố đứng tên nhà máy hay tên thương hiệu của tôi?
Đứng tên doanh nghiệp của bạn, vì bên đặt gia công là tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Nhà máy có thể hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ, nhưng trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về chủ thương hiệu. Hãy hỏi rõ điểm này trước khi ký hợp đồng.

4. Phiếu kiểm nghiệm cũ từ lô trước có dùng lại cho hồ sơ mới được không?
Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận phù hợp ISO 17025 cấp. Nếu phiếu quá 12 tháng hoặc công thức đã thay đổi, bạn cần kiểm nghiệm lại.

5. Số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm có thời hạn bao lâu?
Có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. Muốn tiếp tục lưu hành sau thời hạn đó, tổ chức hoặc cá nhân phải công bố lại trước khi số tiếp nhận hết hiệu lực và nộp phí theo quy định.