Gia công thực phẩm chức năng xuất đi Nhật Bản là việc đặt sản xuất thực phẩm bảo vệ sức khỏe theo thương hiệu Việt Nam rồi bán tại thị trường Nhật. Rào cản không nằm ở nhà máy, mà ở cách Nhật phân loại sản phẩm, giới hạn dư lượng, danh mục phụ gia và cách ghi nhãn tiếng Nhật.
Cần phân biệt ngay từ đầu vì hai chiều rất dễ bị nhầm. Bài Gia công thực phẩm chức năng tại Nhật Bản nói về chiều sản xuất ở Nhật rồi nhập thành phẩm về Việt Nam bán. Bài này nói về chiều ngược lại: sản xuất (ở Việt Nam hoặc ở Nhật) rồi đưa hàng sang Nhật bán. Hai chiều dùng chung một nhà máy nhưng gần như không dùng chung bộ hồ sơ nào.
Điều khiến chiều xuất khẩu khó không phải là “hàng Nhật đòi chất lượng cao hơn” theo nghĩa chung chung. Khác biệt nằm ở hai chỗ rất cụ thể. Thứ nhất là khung pháp lý: Nhật không có một nhóm tương đương “thực phẩm bảo vệ sức khỏe” của Việt Nam, nên sản phẩm bị xếp lại vào một hệ phân loại khác, kéo theo cách ghi nhãn khác và giới hạn hẳn những công dụng được phép nói. Thứ hai là kênh phân phối: hàng phải có một đầu mối pháp nhân tại Nhật đứng tên nhập khẩu và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý, chứ không thể “bán thẳng” như xuất một container nông sản.
Sunsho Trade là công ty thương mại Nhật – Việt tại Nhà Bè, TP.HCM. Chúng tôi không sở hữu nhà máy mà điều phối gia công OEM/ODM thành phẩm tại các nhà máy đối tác đạt chuẩn GMP ở Việt Nam và ở Nhật Bản; khi cần, chúng tôi cũng hỗ trợ nhập nguyên liệu chuẩn Nhật kèm CoA. Đồng thời, chúng tôi trực tiếp làm đại lý phân phối tại Nhật, nên có thể nhìn cả hai đầu của chuỗi này.
💬 Bạn đang muốn đưa một sản phẩm thực phẩm chức năng sang bán tại Nhật? Nhắn Zalo hoặc xem dịch vụ gia công OEM của Sunsho Trade để trao đổi miễn phí.
Thị trường Nhật đòi hỏi khác thị trường Việt Nam ở hai chỗ nào?
Khác biệt cốt lõi không phải mức chất lượng mà là khung pháp lý phân loại sản phẩm và cơ chế kênh phân phối cần một pháp nhân tại Nhật đứng tên chịu trách nhiệm.
Ở Việt Nam, thực phẩm bảo vệ sức khỏe là một nhóm sản phẩm riêng, phải đăng ký bản công bố sản phẩm theo Điều 7 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, và cơ quan tiếp nhận có 21 ngày làm việc để trả lời theo khoản 2 Điều 8 của chính nghị định này. Xin lưu ý một điểm mà rất nhiều bài viết trên mạng đang ghi sai: Nghị định 46/2026/NĐ-CP đã bị tạm ngưng theo Nghị quyết 09/2026 rồi Nghị quyết 15/2026, nên Nghị định 15/2018/NĐ-CP vẫn là văn bản đang áp dụng cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe.
Ở Nhật, không tồn tại một nhóm pháp lý tương đương. Sản phẩm của bạn hoặc là thực phẩm thông thường, hoặc rơi vào một trong ba nhóm thực phẩm có chức năng sức khỏe (保健機能食品) mà Cơ quan Bảo vệ người tiêu dùng Nhật Bản (CAA) quản lý. Nhóm nào cũng có điều kiện riêng, và không nhóm nào được cấp tự động chỉ vì sản phẩm đã có bản công bố tại Việt Nam.
Vế thứ hai là kênh. Tờ khai nhập khẩu thực phẩm phải nộp cho trạm kiểm dịch nơi thông quan, thuộc Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW), và người nộp là bên nhập khẩu tại Nhật. Trên nhãn bán lẻ cũng phải ghi tên và địa chỉ của doanh nghiệp liên quan tới thực phẩm — với hàng nhập khẩu chính là nhà nhập khẩu — theo Tiêu chuẩn ghi nhãn thực phẩm của CAA. Nói cách khác, không có một pháp nhân tại Nhật đứng tên thì lô hàng không có cửa vào.
| Hạng mục | Bán tại Việt Nam | Bán tại Nhật Bản |
|---|---|---|
| Nhóm pháp lý | Thực phẩm bảo vệ sức khỏe (nhóm riêng) | Thực phẩm thường hoặc 1 trong 3 nhóm thực phẩm có chức năng sức khỏe |
| Thủ tục trước khi bán | Đăng ký bản công bố sản phẩm (Điều 7 Nghị định 15/2018/NĐ-CP) | Tùy nhóm — cấp phép, tự công bố theo quy chuẩn, hoặc nộp hồ sơ thông báo |
| Ngôn ngữ nhãn | Tiếng Việt (nhãn phụ nếu là hàng nhập) | Tiếng Nhật |
| Công dụng được ghi | Theo nội dung đã được tiếp nhận trong bản công bố | Chỉ theo nhóm đã đăng ký; ngoài phạm vi đó là vi phạm |
| Khi hàng qua cửa khẩu | Miễn kiểm tra nhà nước nếu đã có Giấy tiếp nhận (Điều 13 Nghị định 15/2018/NĐ-CP) | Nộp tờ khai nhập khẩu thực phẩm cho trạm kiểm dịch (MHLW) |
Bảng trên cho thấy một điều quan trọng: hai bộ hồ sơ chạy song song và độc lập. Đạt cái này không miễn cái kia.
Sản phẩm của bạn sẽ rơi vào nhóm nào trong hệ phân loại của Nhật?
Trước khi bàn giá gia công, phải chốt sản phẩm sẽ đi theo nhóm nào tại Nhật, vì lựa chọn đó quyết định công thức, hồ sơ khoa học và cả thời gian ra thị trường.
Nhật xếp thực phẩm liên quan tới sức khỏe thành bốn tình huống. Một là thực phẩm sức khỏe thông thường — về pháp lý chỉ là thực phẩm, không được ghi công dụng chức năng. Ba tình huống còn lại nằm trong nhóm thực phẩm có chức năng sức khỏe do CAA quản lý: FOSHU là chế độ cấp phép cho từng sản phẩm; nhóm thực phẩm có chức năng dinh dưỡng (FNFC) là tự công bố theo quy chuẩn nhà nước đã ban hành, không phải xin phép; còn thực phẩm có công bố chức năng (FFC) là chế độ nộp hồ sơ thông báo, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về căn cứ khoa học. Bài FOSHU là gì giải thích chi tiết ranh giới giữa ba nhóm này.
Con số duy nhất bạn cần nhớ khi lập kế hoạch là mốc thời gian của FFC. Theo hướng dẫn về hồ sơ thông báo thực phẩm có công bố chức năng của CAA, hồ sơ phải nộp cho Tổng Giám đốc CAA chậm nhất 60 ngày trước ngày dự kiến bán; với trường hợp thành phần chức năng mới cần nhiều thời gian xem xét, mốc có thể là 120 ngày trước ngày bán, và cách tính không bao gồm ngày nghỉ của cơ quan hành chính. Nếu kế hoạch marketing của bạn đặt ngày lên kệ cách hôm nay hai tháng thì con số này đã tự trả lời rằng lịch đó không khả thi.
Điểm cần nhấn mạnh: đạt công bố ở Việt Nam không tự động được công nhận ở Nhật, và ngược lại. Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm của Việt Nam không nằm trong hồ sơ nào của Nhật; ngược lại, một sản phẩm đã là FFC tại Nhật vẫn phải làm đủ hồ sơ theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP nếu muốn bán tại Việt Nam. Thực phẩm bảo vệ sức khỏe không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh — câu này đúng ở cả hai thị trường, chỉ khác cách diễn đạt bắt buộc trên nhãn.
Còn một ranh giới nữa dễ bị bỏ qua. Luật về dược phẩm và thiết bị y tế của Nhật cấm quảng cáo công dụng, hiệu quả cho sản phẩm chưa được phê duyệt (Điều 68). Một thực phẩm ghi công dụng theo kiểu thuốc có thể bị coi là thuốc không phép, và khi đó vấn đề không còn là ghi nhãn sai mà là vi phạm luật dược.
Ba rào cản kỹ thuật thường chặn lô hàng đầu tiên
Ba thứ hay khiến hàng bị giữ lại là dư lượng hóa chất nông nghiệp, phụ gia ngoài danh mục và nhãn tiếng Nhật thiếu mục bắt buộc — đều là những thứ phải xử lý từ khâu chọn nguyên liệu, không phải khâu đóng gói.
Dư lượng theo chế độ Positive List. Từ ngày 29/5/2006, Nhật áp dụng chế độ Positive List cho dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y và phụ gia thức ăn chăn nuôi trong thực phẩm; với hoạt chất chưa có mức giới hạn riêng, áp dụng mức mặc định 0,01 ppm theo công bố của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản. Nguyên tắc là cấm lưu thông nếu vượt ngưỡng, kể cả khi hoạt chất đó không có tiêu chuẩn riêng nào. Với thực phẩm chức năng dùng cao thảo dược, bột thảo mộc hay chiết xuất thực vật, đây là rủi ro lớn nhất và cũng là chỗ dễ bị bỏ sót nhất. Hai bài Positive List Nhật Bản là gì và MRL là gì giải thích cơ chế và cách đọc ngưỡng.
Phụ gia. Nhật quản lý phụ gia thực phẩm theo danh mục cho phép, gồm nhóm phụ gia được chỉ định và nhóm phụ gia hiện hữu đã được thừa nhận, bên cạnh hương liệu tự nhiên và nhóm chất vừa là thực phẩm vừa dùng làm phụ gia. Chất không nằm trong danh mục thì không được dùng. Lý do “chất này hợp pháp ở Việt Nam” hoặc “nước xuất khẩu cho phép” không có giá trị miễn trừ, vì tiêu chuẩn áp dụng theo nơi hàng lưu thông. Đây là lý do một công thức bán tốt trong nước vẫn có thể phải chỉnh lại tá dược, chất tạo màu hoặc chất chống đông vón trước khi làm hàng đi Nhật.
Nhãn tiếng Nhật. Luật Ghi nhãn thực phẩm và Tiêu chuẩn ghi nhãn thực phẩm của Nhật quy định các mục bắt buộc cho thực phẩm chế biến bán cho người tiêu dùng, gồm tên sản phẩm, tên nguyên liệu, phụ gia, chất gây dị ứng, khối lượng tịnh, hạn sử dụng, cách bảo quản, nước xuất xứ với hàng nhập khẩu, tên doanh nghiệp liên quan tới thực phẩm, kèm ghi nhãn thành phần dinh dưỡng. Riêng phần dị ứng, cần cập nhật theo đợt sửa đổi Tiêu chuẩn ghi nhãn thực phẩm có hiệu lực từ ngày 01/4/2026: Cơ quan Bảo vệ người tiêu dùng Nhật Bản đã bổ sung hạt điều vào nhóm nguyên liệu bắt buộc khai báo, nâng danh mục lên 9 mục gồm tôm, hạt điều, cua, óc chó, lúa mì, kiều mạch, trứng, sữa và lạc. Hạt điều có thời gian chuyển tiếp hai năm, bắt buộc hoàn toàn từ ngày 01/4/2028, nên bao bì thiết kế cho vòng đời dài cần tính sẵn mục này ngay. Nhãn không thể dịch ngược từ nhãn Việt sang — nó phải được thiết kế theo cấu trúc của Nhật ngay từ đầu.
💬 Bạn muốn kiểm tra công thức hiện tại có vướng phụ gia hay dư lượng nào khi vào Nhật không? Gửi yêu cầu để Sunsho Trade rà soát cùng bạn.
Cơ quan phía Nhật và bộ chứng từ phải chuẩn bị từ phía Việt Nam
Phía Nhật có hơn một cơ quan tham gia, còn phía Việt Nam có ba loại giấy tờ nên chuẩn bị song song ngay từ lúc chốt đơn hàng gia công.
Về phía Nhật, cần biết rằng theo Luật số 36 năm 2023 của Nhật Bản (令和5年法律第36号) thi hành từ ngày 01/4/2024, mảng xây dựng quy chuẩn vệ sinh thực phẩm đã được chuyển từ Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi sang Cơ quan Bảo vệ người tiêu dùng, trong khi mảng giám sát và kiểm tra — bao gồm nghiệp vụ giám sát thực phẩm nhập khẩu tại các trạm kiểm dịch — vẫn do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi phụ trách. Bài Cơ quan quản lý thực phẩm Nhật Bản trình bày đầy đủ vai của từng cơ quan, ở đây chỉ cần nhớ: hồ sơ công dụng đi một hướng, hồ sơ thông quan đi hướng khác.
Tờ khai nhập khẩu thực phẩm nộp cho phòng giám sát thực phẩm của trạm kiểm dịch quản lý nơi thông quan, hoặc nộp trực tuyến qua hệ thống điện tử của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi. Với hàng chế biến, cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu bổ sung tài liệu về phương pháp chế biến, nguyên liệu và phụ gia do nhà sản xuất cung cấp. Đây là lý do nhà máy gia công phải chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật bằng ngôn ngữ dùng được, chứ không chỉ giao hàng.
Về phía Việt Nam, ba nhóm chứng từ nên chuẩn bị song song:
| Chứng từ | Căn cứ | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| C/O ưu đãi form VJ hoặc form AJ | Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa | Hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định tương ứng khi nhập vào Nhật |
| Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate) | Thông tư 08/2025/TT-BYT, hồ sơ theo Điều 4 | Chứng minh điều kiện an toàn thực phẩm của lô hàng xuất khẩu |
| Phiếu kết quả kiểm nghiệm | Do phòng thử nghiệm được công nhận thực hiện | Đối chiếu với ngưỡng dư lượng và chỉ tiêu chất lượng |
Về C/O, cần chọn đúng hiệp định trước khi phát hành: VJEPA và AJCEP có quy tắc xuất xứ và biểu thuế khác nhau, chi tiết xem bài VJEPA, AJCEP, CPTPP là gì và Giấy chứng nhận xuất xứ là gì. Về Health Certificate, cần dùng đúng văn bản hiện hành là Thông tư 08/2025/TT-BYT ngày 07/3/2025 — thông tư này quy định Thông tư 52/2015/TT-BYT hết hiệu lực kể từ ngày nó có hiệu lực thi hành, nên nhiều bài hướng dẫn còn dẫn Thông tư 52/2015 là đã lạc hậu. Theo Điều 4 Thông tư 08/2025/TT-BYT, hồ sơ gồm đơn đề nghị theo mẫu tại phụ lục ban hành kèm thông tư; giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc một trong các chứng nhận GMP, HACCP, ISO 22000, IFS, BRC, FSSC 22000 hoặc tương đương còn hiệu lực; phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm của lô hàng xuất khẩu; và chứng từ nộp phí thẩm định. Thời hạn cấp giấy chứng nhận là không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Về kiểm nghiệm, nên chọn phòng thử nghiệm được công nhận theo ISO/IEC 17025 để kết quả có giá trị đối chiếu quốc tế — xem ISO 17025 là gì.
Sunsho Trade đứng ở đâu trong chuỗi này?
Giá trị của Sunsho không nằm ở việc sở hữu nhà máy mà ở chỗ chúng tôi có mặt ở cả hai đầu — điều phối gia công thành phẩm, và trực tiếp làm đại lý phân phối tại Nhật.
Phần lớn đơn vị gia công dừng lại ở cửa nhà máy: giao hàng, giao COA, hết trách nhiệm. Phần khó với chủ thương hiệu Việt Nam luôn nằm sau đó — ai đứng tên nhập khẩu tại Nhật, ai chịu trách nhiệm nội dung nhãn tiếng Nhật, hàng đi vào kênh nào.
Sunsho Trade là công ty thương mại Nhật – Việt và đang trực tiếp làm đại lý phân phối tại Nhật. Vì vậy ngoài việc điều phối gia công OEM/ODM tại nhà máy đối tác đạt chuẩn GMP ở Việt Nam và ở Nhật Bản, chúng tôi còn có thể đưa sản phẩm tới đầu mối tiêu thụ tại Nhật thay vì để bạn tự dò tìm từ đầu. Khi công thức cần thành phần đạt chuẩn Nhật, chúng tôi cũng hỗ trợ nhập nguyên liệu kèm CoA, tuy trọng tâm dịch vụ vẫn là gia công thành phẩm.
Cách làm việc thực tế là ngồi lại từ trước khi chốt công thức: xác định sản phẩm sẽ đi theo nhóm nào tại Nhật, rà soát nguyên liệu theo hướng dư lượng và phụ gia, rồi mới tính tới quy cách và bao bì. Thứ tự này quan trọng, vì làm ngược lại thì chi phí sửa nằm ở khuôn bao bì và cả lô nguyên liệu đã mua. Quy mô lô đầu cũng chỉ nên chốt ở bước cuối, sau khi công thức và bao bì đã ổn định — cách ước lượng ngưỡng tối thiểu theo từng dạng bào chế có trong bài MOQ gia công thực phẩm chức năng bao nhiêu.
Bốn sai lầm khiến kế hoạch xuất đi Nhật đổ vỡ
Bốn lỗi dưới đây lặp lại nhiều nhất và đều xuất phát từ giả định rằng hồ sơ Việt Nam có thể mang nguyên sang Nhật dùng.
Dịch nguyên công dụng tiếng Việt sang tiếng Nhật. Nội dung công dụng đã được tiếp nhận trong bản công bố tại Việt Nam chỉ có giá trị tại Việt Nam. Mang đúng câu chữ đó dịch sang tiếng Nhật rất dễ vượt phạm vi cho phép của nhóm sản phẩm tương ứng, thậm chí chạm vào phạm vi cấm của luật về dược phẩm và thiết bị y tế nêu ở phần trên. Nội dung ghi nhãn tiếng Nhật phải viết mới theo nhóm đã chọn.
Nghĩ rằng đạt GMP tại Việt Nam là đủ. Nguyên tắc GMP cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe tại Việt Nam theo Thông tư 18/2019/TT-BYT là điều kiện để sản xuất hợp pháp tại Việt Nam. Nó không phải giấy thông hành vào Nhật, và bên nhập khẩu tại Nhật vẫn phải làm đủ thủ tục khai báo cũng như chịu trách nhiệm về nhãn.
Bỏ qua kiểm dư lượng ở khâu nguyên liệu. Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm thành phẩm. Với sản phẩm dùng thảo dược, dư lượng đến từ vùng trồng, nên phát hiện ở thành phẩm nghĩa là đã mất cả lô nguyên liệu lẫn công gia công. Kiểm ở đầu vào rẻ hơn nhiều lần. Nếu định vị sản phẩm gắn với chữ “hữu cơ”, cần thêm một lớp nữa: tại Nhật, chỉ hàng được chứng nhận và gắn dấu JAS hữu cơ mới được ghi là hữu cơ, và đối tượng chứng nhận gồm cả cơ sở chế biến lẫn nhà nhập khẩu — xem bài gia công thực phẩm chức năng hữu cơ.
Chốt bao bì trước khi tính nhãn tiếng Nhật. Nhãn Việt Nam theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP — văn bản thay thế Nghị định 43/2017 và Nghị định 111/2021 về nhãn hàng hóa — có cấu trúc khác nhãn Nhật. Diện tích dành cho phần bắt buộc, bảng thành phần dinh dưỡng và phần khai báo dị ứng thường lớn hơn dự tính, nên khuôn bao bì cần được duyệt sau khi có bản nháp nhãn tiếng Nhật.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Sản phẩm đã có Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố tại Việt Nam thì vào Nhật có dễ hơn không?
Không. Giấy tiếp nhận theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP có giá trị cho việc lưu thông tại Việt Nam và không nằm trong hồ sơ nào phía Nhật. Hồ sơ tại Nhật được xét theo nhóm sản phẩm mà bạn chọn và theo thủ tục khai báo nhập khẩu, độc lập hoàn toàn.
2. Sản xuất tại Việt Nam hay tại Nhật thì hợp lý hơn khi mục tiêu là bán ở Nhật?
Tùy vào định vị sản phẩm và nguyên liệu. Sản xuất tại Việt Nam thường có lợi về chi phí và về nguyên liệu bản địa, nhưng phải xử lý kỹ khâu dư lượng và phụ gia. Sản xuất tại Nhật rút ngắn phần chứng từ đầu vào nhưng chi phí và thời gian cao hơn. Nên quyết định sau khi rà soát công thức, không quyết định trước.
3. Có bắt buộc phải làm FOSHU hoặc FFC mới bán được ở Nhật không?
Không bắt buộc. Sản phẩm vẫn có thể bán như thực phẩm thông thường, chỉ là khi đó không được ghi công bố chức năng lên nhãn. Việc chọn nhóm nào là quyết định thương mại, cân giữa chi phí hồ sơ và giá trị của dòng công dụng trên bao bì.
4. Ai là người nộp tờ khai nhập khẩu thực phẩm tại Nhật?
Bên nhập khẩu tại Nhật nộp cho trạm kiểm dịch quản lý nơi thông quan, thuộc Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, hoặc nộp trực tuyến qua hệ thống điện tử. Nhà sản xuất phía Việt Nam cần cung cấp tài liệu về nguyên liệu, phụ gia và phương pháp chế biến để bên nhập khẩu khai báo.
5. Nên bắt đầu từ bước nào nếu mới chỉ có ý tưởng sản phẩm?
Bắt đầu bằng việc chốt nhóm sản phẩm tại Nhật và rà soát danh mục nguyên liệu theo hướng dư lượng cùng phụ gia. Hai việc này quyết định công thức, còn giá gia công và bao bì nên tính sau, vì sửa ở giai đoạn sau tốn kém hơn nhiều.
💬 Sunsho Trade là công ty thương mại Nhật – Việt tại Nhà Bè, TP.HCM, điều phối gia công OEM/ODM thành phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe và mỹ phẩm tại nhà máy đối tác đạt chuẩn GMP ở Việt Nam và ở Nhật Bản, đồng thời trực tiếp làm đại lý phân phối tại Nhật. Xem dịch vụ gia công hoặc nhắn Zalo để trao đổi về sản phẩm bạn đang cân nhắc.