Nhật Bản không có một cơ quan duy nhất quản lý thực phẩm chức năng. Trách nhiệm chia theo ba khía cạnh: an toàn và tiêu chuẩn vệ sinh, ghi nhãn công dụng, và nông sản. Ba cơ quan cùng tham gia là CAA, MHLW và MAFF, mỗi bên cấp một loại giấy tờ khác nhau cho doanh nghiệp Việt Nam.
Khi đặt gia công tại Nhật, chủ thương hiệu Việt Nam gần như chắc chắn sẽ gặp ba cụm chữ viết tắt này trong email của nhà máy, trong bản dịch chứng từ, hoặc trong tờ giấy chứng nhận đính kèm lô hàng đầu tiên. Vấn đề là chúng thường xuất hiện mà không có lời giải thích, và bên phía Việt Nam mặc định “cơ quan nào cũng là cơ quan quản lý thực phẩm” nên không phân biệt được cái nào cấp giấy gì.
Hiểu sai chỗ này gây ra hai loại thiệt hại rất cụ thể. Thứ nhất là đòi nhà máy cấp một loại giấy mà cơ quan đó không hề cấp, dẫn tới vòng email qua lại kéo dài. Thứ hai, nghiêm trọng hơn, là tin rằng vì sản phẩm “đã được cơ quan Nhật quản lý” nên hồ sơ tại Việt Nam sẽ nhẹ đi — trong khi thực tế thủ tục tại Việt Nam không hề thay đổi.
Bài viết này sắp xếp lại đúng vai của từng cơ quan theo hiện trạng, chỉ ra giấy tờ nào do bên nào cấp, và liệt kê những gì cần kiểm tra khi nhận một tập chứng từ tiếng Nhật.
💬 Bạn đang chuẩn bị đặt gia công tại Nhật và không chắc phải yêu cầu nhà máy cấp giấy tờ gì? Nhắn Zalo 0903 475 802 hoặc xem dịch vụ gia công OEM của Sunsho Trade.
Ba cơ quan cùng quản lý, không cơ quan nào quản hết
Ở Nhật Bản, “cơ quan quản lý thực phẩm” là một hệ thống chia việc, không phải một địa chỉ duy nhất.
Hệ thống an toàn thực phẩm của Nhật vận hành theo mô hình tách bạch giữa đánh giá rủi ro và quản lý rủi ro. Ủy ban An toàn thực phẩm (Food Safety Commission, viết tắt FSC) thuộc Nội các phủ làm phần đánh giá khoa học một cách độc lập, còn các bộ ngành quản lý rủi ro sẽ dựa trên kết quả đó để đặt ra quy chuẩn và giám sát thị trường. Đây là điểm khác biệt cấu trúc so với cách người Việt hình dung về một “bộ chủ quản” duy nhất.
Phần quản lý rủi ro lại tiếp tục được chia nhỏ. Bảng dưới đây tóm tắt vai trò của từng cơ quan theo hiện trạng và ý nghĩa thực tế với doanh nghiệp Việt Nam đặt gia công.
| Cơ quan | Viết tắt | Phạm vi chính | Liên quan gì tới doanh nghiệp Việt |
|---|---|---|---|
| Cơ quan Bảo vệ Người tiêu dùng | CAA | Ghi nhãn thực phẩm theo Luật Ghi nhãn thực phẩm; vận hành các chế độ ghi công dụng sức khỏe; từ 01/4/2024 tiếp nhận thêm mảng xây dựng quy chuẩn vệ sinh thực phẩm | Quyết định sản phẩm được ghi công dụng gì trên nhãn tại Nhật; là nơi nhà máy nộp thông báo với sản phẩm theo chế độ FFC |
| Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi | MHLW | Giám sát, thanh tra vệ sinh thực phẩm; kiểm tra thực phẩm nhập khẩu vào Nhật tại các trạm kiểm dịch | Cơ quan xử lý phía nhập khẩu khi bạn đưa nguyên liệu hoặc bán thành phẩm từ Việt Nam vào Nhật để gia công |
| Bộ Nông Lâm Ngư nghiệp | MAFF | Nông lâm thủy sản, tiêu chuẩn JAS, xúc tiến và chứng nhận cho hàng xuất khẩu | Cơ quan phát hành Giấy chứng nhận lưu hành tự do cho thực phẩm xuất khẩu từ Nhật |
| Ủy ban An toàn thực phẩm | FSC | Đánh giá rủi ro khoa học, độc lập với các cơ quan quản lý rủi ro | Không cấp giấy tờ cho doanh nghiệp; giải thích vì sao ở Nhật không có “một cửa” duy nhất |
Điểm cần nhớ khi đọc bảng này: không cơ quan nào trong số trên cấp một “giấy phép thực phẩm chức năng” theo nghĩa mà doanh nghiệp Việt quen dùng. Nếu nhà máy Nhật nói “sản phẩm này không cần giấy phép”, họ đang mô tả đúng cơ chế của Nhật, chứ không phải nói tránh.
MHLW vẫn là nơi thanh tra, nhưng không còn giữ mảng quy chuẩn
Từ ngày 01/4/2024, mảng xây dựng quy chuẩn vệ sinh thực phẩm đã chuyển từ MHLW sang CAA, còn mảng giám sát và thanh tra vẫn ở lại MHLW.
Đây là chi tiết mà rất nhiều tài liệu tiếng Việt trên mạng vẫn chưa cập nhật, và cũng là lý do bài viết này nhấn mạnh cụm “theo hiện trạng”. Căn cứ đợt chuyển giao là Luật số 36 năm 2023 của Nhật Bản (令和5年法律第36号 — 生活衛生等関係行政の機能強化のための関係法律の整備に関する法律), thi hành từ ngày 01/4/2024: phần công việc liên quan tới xây dựng quy chuẩn, tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm — bao gồm cả quy chuẩn về phụ gia thực phẩm và dư lượng thuốc bảo vệ thực vật — được chuyển sang Cơ quan Bảo vệ Người tiêu dùng. Cơ chế đặt ngưỡng dư lượng của Nhật được giải thích riêng trong bài positive list Nhật Bản là gì, còn khái niệm nền tảng nằm ở bài MRL là gì. Phần giám sát, thanh tra, xử lý vi phạm vẫn thuộc Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi.
Với doanh nghiệp Việt Nam, phần MHLW còn giữ lại quan trọng ở một tình huống cụ thể: khi bạn đưa nguyên liệu hoặc bán thành phẩm từ Việt Nam sang Nhật để nhà máy gia công. Lúc đó lô hàng phải qua thủ tục khai báo nhập khẩu thực phẩm tại các trạm kiểm dịch ở cảng biển và sân bay chính, do lực lượng giám sát viên vệ sinh thực phẩm của MHLW thẩm tra xem hàng có phù hợp quy chuẩn hay không, và tiến hành lấy mẫu kiểm nghiệm theo kế hoạch giám sát hằng năm. Nếu bạn đang cân nhắc phương án đưa nguyên liệu Việt sang Nhật, phần hàng rào kỹ thuật này được tổng hợp riêng trong bài tiêu chuẩn nhập khẩu của Nhật Bản.
Điều không thuộc MHLW: cơ quan này không cấp “giấy chứng nhận sản phẩm đạt chuẩn” cho từng lô thành phẩm để bạn mang về Việt Nam. Nếu nhà máy nói không xin được loại giấy đó từ MHLW, đó là câu trả lời đúng chứ không phải thoái thác.
CAA quản ghi nhãn và ba chế độ công dụng sức khỏe
CAA là cơ quan quyết định một sản phẩm được ghi công dụng sức khỏe gì trên nhãn tại thị trường Nhật.
Nhật Bản có nhóm “thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe” gồm ba chế độ khác nhau, đều do CAA vận hành: FOSHU là chế độ xét duyệt từng sản phẩm trước khi bán; nhóm ghi công dụng dinh dưỡng cho phép tự ghi khi thành phần nằm trong danh mục có sẵn; còn FFC (Foods with Function Claims) là chế độ nộp thông báo — doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về cơ sở khoa học và nộp hồ sơ tới CAA trước khi bán, cơ quan này không phê duyệt từng sản phẩm. Ba chế độ này khác nhau về bản chất pháp lý và được so sánh chi tiết trong bài FOSHU là gì.
Từ năm 2024, sau một sự cố an toàn liên quan tới sản phẩm dạng viên trên thị trường Nhật, chế độ FFC được siết lại theo hai mốc. Mốc thứ nhất, có hiệu lực từ 01/9/2024, buộc doanh nghiệp phải báo cáo cho CAA và chính quyền địa phương khi nắm được thông tin nghi ngờ gây hại sức khỏe do bác sĩ chẩn đoán, kể cả khi chưa xác định được quan hệ nhân quả với sản phẩm (nguồn: tài liệu 機能性表示食品の今後について của Cục Ghi nhãn thực phẩm, CAA, tháng 9/2024). Mốc thứ hai, sau thời gian chuyển tiếp kết thúc ngày 31/8/2026 và áp dụng đầy đủ với sản phẩm sản xuất từ ngày 01/9/2026 trở đi, đưa việc quản lý sản xuất theo GMP thành nghĩa vụ tuân thủ chuẩn GMP đối với sản phẩm FFC dạng viên nén, viên nang và các dạng tương tự có nguyên liệu là chất chiết xuất tự nhiên hoặc chất tổng hợp hóa học (nguồn: CAA, cùng tài liệu nêu trên). Cần đọc chính xác nghĩa vụ này: đó là nghĩa vụ tuân thủ chuẩn GMP, không phải nghĩa vụ phải có chứng nhận GMP của một tổ chức tư nhân.
Mốc 01/9/2026 đáng chú ý với chủ thương hiệu Việt Nam vì hai lý do. Một là nó vừa mới có hiệu lực, nên tài liệu cũ mô tả GMP tại Nhật thuần túy là “tự nguyện” đã không còn đủ. Hai là nó chỉ áp dụng cho hàng bán tại Nhật theo chế độ FFC — sản phẩm gia công để xuất về Việt Nam không tự động nằm trong phạm vi đó. Cách hiểu đúng về chữ GMP ở Nhật, vốn khác hẳn cơ chế của Việt Nam, được giải thích trong bài GMP Nhật Bản là gì.
Một lưu ý về cách dùng từ khi làm nhãn cho thị trường Việt Nam: dù nhà máy Nhật có ghi công dụng gì trên nhãn tiếng Nhật, nhãn tiếng Việt vẫn phải tuân theo quy định trong nước. Thực phẩm bảo vệ sức khỏe không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.
MAFF quản nông sản, JAS và cấp giấy chứng nhận xuất khẩu
MAFF là cơ quan phát hành Giấy chứng nhận lưu hành tự do cho thực phẩm xuất khẩu từ Nhật, không phải MHLW.
Đây là chi tiết hay bị nhầm nhất, vì nhiều bài viết tiếng Việt và cả tiếng Nhật vẫn dẫn thông tin cũ. Trước đây giấy này do MHLW phát hành, nhưng từ ngày 01/4/2020 công việc đó đã chuyển sang MAFF. Hiện nay việc phát hành do các Cục Nông chính vùng, Văn phòng Nông chính Hokkaido và bộ phận nông lâm thủy sản thuộc Văn phòng Tổng hợp Okinawa đảm nhiệm, theo hướng dẫn công bố trên trang của MAFF. Hồ sơ nộp qua hệ thống cấp giấy chứng nhận xuất khẩu tập trung của bộ này, và cơ sở sản xuất hoặc chế biến phải được đăng ký trong hệ thống trước thì tên cùng địa chỉ tiếng Anh mới hiện lên các ô “Manufacturer” và “Address” của giấy chứng nhận.
Hai điểm thực tế rút ra từ hướng dẫn của cơ quan này rất đáng lưu ý khi đặt gia công. Thứ nhất, thực phẩm chỉ sản xuất để xuất khẩu vẫn xin được giấy, nhưng hồ sơ phải giải trình điểm khác biệt so với sản phẩm cùng loại đã từng sản xuất và bán trong nước Nhật — nghĩa là công thức “làm riêng cho Việt Nam” sẽ phát sinh thêm phần thuyết minh. Thứ hai, hướng dẫn của Cục Nông chính vùng Kanto nêu rõ rằng phần khai “loại sản phẩm” đối với nhóm thực phẩm sức khỏe hay bị nhắc chỉnh sửa, và có trường hợp cơ quan tiếp nhận ở nước nhập khẩu từ chối, nên phải xác nhận trước với phía nhập khẩu. Bản chất pháp lý và các lỗi thường gặp của loại giấy này ở phía Việt Nam được phân tích trong bài CFS là gì.
Mảng còn lại của MAFF là hệ thống tiêu chuẩn JAS (Japanese Agricultural Standards). Theo giới thiệu của MAFF, tiêu chuẩn JAS do Bộ trưởng Bộ Nông Lâm Ngư nghiệp ban hành, việc chứng nhận là tự nguyện, và MAFF không trực tiếp chứng nhận cho từng doanh nghiệp mà công nhận các tổ chức chứng nhận đăng ký để những tổ chức này thực hiện đánh giá. Chuẩn JAS hữu cơ là nhánh hay gặp nhất khi sản phẩm có nguyên liệu nông sản và bạn muốn dùng chữ “hữu cơ” cho thị trường Nhật.
💬 Cần bản liệt kê chính xác các giấy tờ nhà máy Nhật phải cấp cho lô hàng của bạn? Liên hệ Sunsho Trade qua trang liên hệ hoặc Zalo 0903 475 802.
So sánh cơ chế Nhật Bản và Việt Nam
Đạt chuẩn Nhật không thay thế được thủ tục công bố tại Việt Nam, vì hai hệ thống dựa trên hai logic khác nhau.
Tại Việt Nam, thực phẩm bảo vệ sức khỏe phải đăng ký bản công bố sản phẩm trước khi lưu thông theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Nghị định này vẫn là văn bản đang áp dụng cho nhóm sản phẩm nêu trên; Nghị định 46/2026/NĐ-CP đã bị tạm ngưng thi hành, nên các bài viết coi 46/2026 là quy định hiện hành đang dẫn sai. Trình tự và thời hạn xử lý được nêu tại Điều 8 Nghị định 15/2018, trong đó khoản 2 Điều 8 quy định thời hạn 21 ngày làm việc đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe.
| Khía cạnh | Nhật Bản | Việt Nam |
|---|---|---|
| Cơ quan đầu mối | Chia theo khía cạnh giữa CAA, MHLW, MAFF | Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm tiếp nhận hồ sơ công bố |
| Trước khi bán | FOSHU xét duyệt từng sản phẩm; FFC chỉ nộp thông báo tới CAA | Bắt buộc đăng ký bản công bố sản phẩm (Nghị định 15/2018) |
| Ghi công dụng | Theo chế độ đã đăng ký hoặc thông báo với CAA | Theo nội dung đã được chấp thuận trong hồ sơ công bố |
| GMP | Nghĩa vụ tuân thủ chuẩn GMP với FFC dạng viên nén, viên nang và dạng tương tự có nguyên liệu là chất chiết xuất tự nhiên hoặc chất tổng hợp hóa học, sản xuất từ 01/9/2026 | Cơ sở sản xuất trong nước áp dụng nguyên tắc GMP theo Thông tư 18/2019/TT-BYT |
| Giấy tờ cho hàng nhập khẩu | Giấy chứng nhận lưu hành tự do do MAFF phát hành | Là một trong các tài liệu của hồ sơ công bố hàng nhập khẩu (Điều 7 Nghị định 15/2018) |
Nhìn vào bảng, có thể thấy hai hệ thống giao nhau ở đúng một chỗ: bộ chứng từ. Theo điểm b khoản 1 Điều 7 Nghị định 15/2018, hồ sơ đăng ký bản công bố với sản phẩm nhập khẩu cần Giấy chứng nhận lưu hành tự do hoặc Giấy chứng nhận xuất khẩu hoặc Giấy chứng nhận y tế, đã được hợp pháp hóa lãnh sự; điểm đ khoản 1 Điều 7 Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu thêm Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đạt yêu cầu Thực hành sản xuất tốt (GMP) hoặc chứng nhận tương đương, áp dụng từ ngày 01/7/2019. Lưu ý phân biệt: điểm d khoản 1 Điều 7 là bằng chứng khoa học chứng minh công dụng, còn điểm đ khoản 1 Điều 7 mới là giấy chứng nhận GMP hoặc chứng nhận tương đương. Nói cách khác, cái Việt Nam cần không phải là “uy tín nhà máy Nhật” mà là ba tờ giấy đúng dạng.
Một điểm có lợi ít người tận dụng: theo Điều 13 Nghị định 15/2018, sản phẩm đã có Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố được miễn kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm khi nhập khẩu, trừ trường hợp có cảnh báo. Toàn bộ trình tự phía Việt Nam được trình bày trong bài công bố thực phẩm chức năng tại Việt Nam.
Cần kiểm gì khi nhận chứng từ tiếng Nhật
Kiểm bốn thứ trên mỗi tờ giấy trước khi dịch và hợp pháp hóa, vì sai một chi tiết là phải xin lại từ đầu và mất thêm nhiều tuần.
Thứ nhất là tên cơ quan phát hành. Đối chiếu xem tên trên giấy có khớp với cơ quan mà loại giấy đó thuộc thẩm quyền hay không. Nếu bên bán gửi một tờ “Certificate of Free Sale” nhưng cơ quan phát hành không phải cơ quan có thẩm quyền tương ứng, hãy hỏi lại trước khi mang đi dịch.
Thứ hai là con dấu và chữ ký. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chỉ chứng nhận hình thức của con dấu và chữ ký, nên nếu bản bạn cầm là bản scan hoặc bản photo không có dấu gốc, quy trình sẽ dừng ngay từ bước đầu.
Thứ ba là tên sản phẩm phải khớp tuyệt đối với tên trong hồ sơ công bố tại Việt Nam, kể cả cách viết hoa và ký tự phân cách. Đây là lỗi phổ biến nhất, thường phát sinh khi nhà máy ghi tên sản phẩm theo cách gọi nội bộ còn hồ sơ Việt Nam dùng tên thương mại.
Thứ tư là thời hạn của giấy. Hãy hỏi nhà máy ngay từ khi ký hợp đồng xem giấy có ghi hiệu lực hay không, để không rơi vào tình huống giấy hết hạn trong lúc chờ hợp pháp hóa.
Về bước hợp pháp hóa, cần nắm một thay đổi lớn. Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026 — thời điểm này được tính theo cơ chế tại khoản 3 Điều 12 Công ước La Hay ngày 05/10/1961, quy định Công ước có hiệu lực với nước gia nhập vào ngày thứ sáu mươi sau khi kết thúc thời hạn sáu tháng dành cho các nước thành viên phản đối. Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 hướng dẫn thực thi Công ước, cũng có hiệu lực từ 11/9/2026, cơ quan cấp Apostille tại Việt Nam là Bộ Ngoại giao, cụ thể là Cục Lãnh sự tại Hà Nội và Sở Ngoại vụ TP.HCM. Với giấy tờ phát hành tại Nhật, cơ quan cấp Apostille là Bộ Ngoại giao Nhật Bản. Vì đây là giai đoạn chuyển tiếp, nên xác nhận cách áp dụng thực tế với cơ quan tiếp nhận hồ sơ trước khi cho nhà máy tiến hành; phần so sánh quy trình cũ và mới nằm trong bài hợp pháp hóa lãnh sự là gì.
Cuối cùng, nếu nhà máy trả lời rằng họ chưa từng làm giấy nào trong số này, đó không hẳn là dấu hiệu xấu — nhiều cơ sở chỉ phục vụ thị trường nội địa Nhật nên chưa có nhu cầu. Nhưng lúc đó bạn cần đưa yêu cầu về chứng từ thành một điều khoản trong hợp đồng, kèm bên chịu chi phí và mốc thời gian. Các đầu việc cần chốt trước khi ký được liệt kê trong bài gia công thực phẩm chức năng tại Nhật Bản.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Cơ quan nào ở Nhật cấp giấy phép cho thực phẩm chức năng?
Không có cơ quan nào cấp một “giấy phép thực phẩm chức năng” chung. CAA xét duyệt từng sản phẩm theo chế độ FOSHU và tiếp nhận thông báo theo chế độ FFC, nhưng đó là chế độ về ghi công dụng trên nhãn tại thị trường Nhật, không phải giấy phép sản xuất.
2. MHLW hay CAA mới là cơ quan quản lý an toàn thực phẩm của Nhật?
Cả hai, theo phân công khác nhau. Từ 01/4/2024, mảng xây dựng quy chuẩn vệ sinh thực phẩm thuộc CAA, còn mảng giám sát, thanh tra và kiểm tra thực phẩm nhập khẩu vào Nhật vẫn thuộc MHLW.
3. Xin Giấy chứng nhận lưu hành tự do của Nhật ở đâu?
Từ 01/4/2020, việc phát hành đã chuyển từ MHLW sang MAFF và do các Cục Nông chính vùng cùng các đơn vị tương đương thực hiện qua hệ thống cấp giấy chứng nhận xuất khẩu tập trung. Nhà máy là bên đứng ra làm thủ tục, nên hãy đưa yêu cầu này vào hợp đồng gia công.
4. Sản phẩm gia công tại nhà máy Nhật có được miễn công bố tại Việt Nam không?
Không. Thực phẩm bảo vệ sức khỏe nhập khẩu vẫn phải đăng ký bản công bố sản phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Xuất xứ Nhật Bản giúp bộ chứng từ thuyết phục hơn, nhưng không thay thế được thủ tục.
5. Nhà máy Nhật nói sản phẩm của họ theo chế độ FFC, vậy tôi dùng công dụng đó cho nhãn tiếng Việt được không?
Không nên áp dụng nguyên văn. Nội dung công dụng ghi trên nhãn tại Việt Nam phải theo hồ sơ công bố đã được chấp thuận trong nước, và thực phẩm bảo vệ sức khỏe không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.
💬 Sunsho Trade điều phối gia công thành phẩm tại nhà máy đối tác đạt chuẩn GMP ở Nhật Bản và Việt Nam, đồng thời hỗ trợ tập hợp chứng từ cho hồ sơ công bố. Nhắn Zalo 0903 475 802, gửi yêu cầu qua trang liên hệ hoặc xem dịch vụ gia công OEM.