Có một câu hỏi mà hầu như không chủ thương hiệu nào hỏi trước khi ký hợp đồng gia công, nhưng lại là câu hỏi đầu tiên họ phải trả lời khi sự cố xảy ra: một lô hàng bị phản ánh có vấn đề, vậy nhà máy phải thu hồi hay tôi phải thu hồi? Câu trả lời khiến nhiều người bất ngờ. Trong mô hình gia công, nghĩa vụ thu hồi trước cơ quan quản lý thuộc về chủ sản phẩm — và theo Điều 3 Thông tư 23/2018/TT-BYT, chủ sản phẩm là tổ chức, cá nhân đăng ký bản công bố sản phẩm hoặc tự công bố sản phẩm. Thủ tục tự công bố và đăng ký bản công bố được quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP, và người đứng tên trên hồ sơ đó trong mô hình gia công chính là chủ thương hiệu, không phải nhà máy.
Điều đó có nghĩa là: khi có sự cố, người phải gọi điện cho toàn bộ hệ thống phân phối, người phải lập kế hoạch thu hồi, người phải nộp báo cáo cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ công bố, và người bị xử phạt nếu làm sai — đều là bạn. Quan hệ giữa bạn và nhà máy gia công là quan hệ hợp đồng dân sự: bạn có thể yêu cầu nhà máy bồi thường, truy trách nhiệm theo lô, đòi chi phí thu hồi, nhưng việc đó diễn ra sau và không thay thế được nghĩa vụ hành chính của bạn.
Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa thủ tục thu hồi và những thủ tục khác trong chuỗi gia công. Với chứng nhận GMP, kiểm nghiệm hay hồ sơ sản xuất, gánh nặng nằm ở nhà máy. Với thu hồi, gánh nặng rơi thẳng vào chủ thương hiệu. Vì vậy, năng lực truy xuất lô của nhà máy đối tác không phải là chi tiết kỹ thuật để tham khảo — nó là thứ quyết định bạn có khoanh vùng được lô hàng trong vài giờ hay phải thu hồi toàn bộ sản phẩm đang lưu thông.
Bài viết này đi qua toàn bộ khung pháp lý hiện hành: căn cứ gốc tại Điều 55 Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12, chi tiết thủ tục tại Thông tư 23/2018/TT-BYT ngày 14/9/2018 của Bộ Y tế (có hiệu lực từ 01/11/2018, tại thời điểm khảo sát chưa tìm thấy văn bản bãi bỏ hoặc thay thế), và chế tài tại Nghị định 115/2018/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP.
💬 Bạn đang chọn nhà máy gia công và muốn biết đối tác có đủ hồ sơ lô để hỗ trợ bạn khi cần thu hồi? Xem dịch vụ gia công OEM/ODM tại nhà máy đạt chuẩn GMP Nhật Bản hoặc nhắn nhanh qua Zalo.
Đặt gia công thì nhà máy hay chủ thương hiệu phải thu hồi
Nghĩa vụ thu hồi trước cơ quan quản lý thuộc về người đứng tên trên hồ sơ công bố, tức là chủ thương hiệu, còn nhà máy chịu trách nhiệm với bạn theo hợp đồng.
Thông tư 23/2018/TT-BYT dùng thống nhất một thuật ngữ khi giao nghĩa vụ: chủ sản phẩm. Định nghĩa nằm ngay tại Điều 3 của thông tư này: chủ sản phẩm là tổ chức, cá nhân đăng ký bản công bố sản phẩm hoặc tự công bố sản phẩm. Đó là bên phải thông báo, phải tổ chức thu hồi, phải báo cáo kết quả và phải đề xuất hình thức xử lý sau thu hồi. Ghép với Nghị định 15/2018/NĐ-CP — văn bản quy định thủ tục tự công bố và đăng ký bản công bố sản phẩm, tức nơi xác định ai là người đứng tên hồ sơ — ta có kết luận rõ ràng cho mô hình gia công.
Với thực phẩm bảo vệ sức khỏe, sản phẩm bắt buộc phải đăng ký bản công bố sản phẩm chứ không được tự công bố, theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Tên đứng trên Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm là tên doanh nghiệp của bạn, không phải tên nhà máy. Toàn bộ quy trình công bố thực phẩm chức năng tại Việt Nam đều đặt bạn ở vị trí người chịu trách nhiệm cuối cùng về sản phẩm lưu thông trên thị trường.
Điều này không có nghĩa nhà máy vô can. Điều 55 Luật An toàn thực phẩm đặt trách nhiệm lên cả tổ chức, cá nhân sản xuất và kinh doanh thực phẩm không bảo đảm an toàn — cơ sở sản xuất vẫn phải dừng sản xuất, cung cấp hồ sơ lô và phối hợp xử lý. Nhưng đầu mối làm việc với cơ quan quản lý, đầu mối thông báo ra thị trường và đầu mối bị xử phạt hành chính là chủ sản phẩm.
Hệ quả thực tế rất cụ thể. Nếu hợp đồng gia công của bạn không có điều khoản buộc nhà máy cung cấp hồ sơ lô trong thời hạn đủ ngắn, bạn sẽ không kịp mốc 24 giờ mà pháp luật đặt ra. Và khi bị xử phạt, bạn không thể lấy lý do nhà máy chậm cung cấp hồ sơ để miễn trách nhiệm hành chính.
Sáu trường hợp buộc phải thu hồi theo Điều 55 Luật An toàn thực phẩm
Không phải mọi khiếu nại của khách hàng đều dẫn tới thu hồi, chỉ sáu nhóm trường hợp tại khoản 1 Điều 55 mới làm phát sinh nghĩa vụ thu hồi bắt buộc.
Theo khoản 1 Điều 55 Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12, thực phẩm phải được thu hồi trong các trường hợp sau:
- Thực phẩm hết thời hạn sử dụng mà vẫn bán trên thị trường.
- Thực phẩm không phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
- Thực phẩm là sản phẩm công nghệ mới chưa được phép lưu hành.
- Thực phẩm bị hư hỏng trong quá trình bảo quản, vận chuyển, kinh doanh.
- Thực phẩm có chất cấm sử dụng hoặc xuất hiện tác nhân gây ô nhiễm vượt mức giới hạn quy định.
- Thực phẩm nhập khẩu bị cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu, nước khác hoặc tổ chức quốc tế thông báo có chứa tác nhân gây ô nhiễm gây hại đến sức khỏe, tính mạng con người.
Với chủ thương hiệu đặt gia công, hai nhóm cần đặc biệt lưu ý là nhóm 2 và nhóm 4, vì cả hai đều gắn trực tiếp với hồ sơ công bố và điều kiện kho bãi. Nhóm 2 xuất hiện khi kết quả kiểm nghiệm một chỉ tiêu không đạt so với hồ sơ công bố. Nhóm 4 xuất hiện khi sản phẩm biến đổi trong điều kiện kho bãi thực tế tại Việt Nam — điều mà dữ liệu độ ổn định sản phẩm lẽ ra phải dự báo được trước khi bạn ấn định hạn sử dụng.
Khoản 4 Điều 55 cũng quy định rõ một điểm mà nhiều chủ thương hiệu bỏ qua: tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm không bảo đảm an toàn có trách nhiệm công bố thông tin về sản phẩm bị thu hồi, chịu trách nhiệm thu hồi và xử lý trong thời hạn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, và chịu mọi chi phí cho việc thu hồi, xử lý thực phẩm. Chi phí ở đây bao gồm cả chi phí tiêu hủy, không chỉ chi phí vận chuyển hàng về.
Hai hình thức thu hồi tự nguyện và bắt buộc
Thu hồi tự nguyện do bạn chủ động khởi xướng, thu hồi bắt buộc do cơ quan có thẩm quyền ra quyết định, và khoảng cách giữa hai hình thức này chính là khoảng thời gian bạn phản ứng nhanh hay chậm.
Căn cứ gốc của việc phân chia này nằm ở khoản 2 Điều 55 Luật An toàn thực phẩm: thực phẩm không bảo đảm an toàn bị thu hồi theo hai hình thức là thu hồi tự nguyện do tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm tự thực hiện, và thu hồi bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Điều 3 Thông tư 23/2018/TT-BYT chi tiết hóa hai hình thức đó. Thu hồi tự nguyện là việc chủ sản phẩm tự thu hồi khi tự phát hiện hoặc nhận được thông tin phản ánh về sản phẩm không bảo đảm an toàn do mình sản xuất, kinh doanh. Thu hồi bắt buộc là việc chủ sản phẩm thu hồi theo quyết định thu hồi của cơ quan có thẩm quyền — cơ quan tiếp nhận hồ sơ tự công bố hoặc cơ quan cấp Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm, hoặc cơ quan có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm.
| Tiêu chí | Thu hồi tự nguyện | Thu hồi bắt buộc |
|---|---|---|
| Ai khởi xướng | Chủ sản phẩm, sau khi tự phát hiện hoặc nhận thông tin phản ánh | Cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thu hồi |
| Căn cứ | Điều 3 và Điều 4 Thông tư 23/2018/TT-BYT | Điều 3 và Điều 5 Thông tư 23/2018/TT-BYT |
| Mốc thời gian khởi động | Tối đa 24 giờ kể từ khi xác định sản phẩm thuộc trường hợp phải thu hồi | Cơ quan ra quyết định trong tối đa 24 giờ kể từ khi xác định thuộc trường hợp thu hồi bắt buộc; chủ sản phẩm thực hiện ngay sau khi nhận quyết định |
| Báo cáo kết quả | Tối đa 03 ngày kể từ khi kết thúc thu hồi, gửi cơ quan có thẩm quyền về an toàn thực phẩm | Tối đa 03 ngày kể từ khi kết thúc thu hồi, gửi cơ quan ra quyết định thu hồi |
| Ai giám sát | Cơ quan có thẩm quyền về an toàn thực phẩm tiếp nhận báo cáo | Cơ quan ra quyết định thu hồi giám sát và xác nhận hình thức xử lý |
| Hậu quả nếu chậm hoặc không thực hiện | Có thể chuyển thành thu hồi bắt buộc, kèm nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính | Cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định cưỡng chế thu hồi theo Điều 6, chủ sản phẩm vẫn phải thanh toán chi phí |
Chủ động chuyển sang thu hồi tự nguyện ngay khi có nghi ngờ là lựa chọn hợp lý về mặt quản trị rủi ro. Khi cơ quan quản lý đã phải ra quyết định, hồ sơ vụ việc đã sang một trạng thái khác và khả năng bị xử phạt hành chính tăng lên.
Mốc 24 giờ và trình tự thu hồi phải chạy đúng
Mốc pháp lý cứng là 24 giờ để thông báo dừng và thu hồi trên toàn hệ thống, cộng 03 ngày để báo cáo kết quả sau khi thu hồi xong.
Theo Điều 4 Thông tư 23/2018/TT-BYT, trong thời gian tối đa 24 giờ kể từ thời điểm tự phát hiện hoặc nhận được thông tin phản ánh, nếu xác định sản phẩm thuộc trường hợp phải thu hồi, chủ sản phẩm phải thông báo bằng điện thoại, email hoặc hình thức thông báo phù hợp khác, sau đó thông báo bằng văn bản tới toàn bộ hệ thống sản xuất, kinh doanh — cơ sở sản xuất, kênh phân phối, đại lý, cửa hàng — để dừng việc sản xuất, kinh doanh và thực hiện thu hồi sản phẩm.
Hai chi tiết trong quy định này quyết định bạn có làm kịp hay không. Thứ nhất, mốc 24 giờ tính từ khi nhận được thông tin phản ánh, không phải từ khi bạn xác minh xong với nhà máy — nên việc chờ nhà máy trả lời rồi mới hành động là rủi ro. Thứ hai, thông báo phải phủ toàn bộ hệ thống, nghĩa là bạn cần một danh sách nhà phân phối và đại lý luôn cập nhật, kèm số điện thoại và email còn dùng được.
Tiếp theo, trong thời gian tối đa 03 ngày kể từ khi kết thúc việc thu hồi, chủ sản phẩm có trách nhiệm báo cáo kết quả thu hồi tới cơ quan có thẩm quyền theo mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư, đồng thời đề xuất hình thức xử lý sau thu hồi.
Với thu hồi bắt buộc, Điều 5 quy định cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thu hồi trong thời gian tối đa 24 giờ kể từ thời điểm xác định sản phẩm thuộc trường hợp phải thu hồi bắt buộc. Ngay sau khi nhận được quyết định, chủ sản phẩm phải thực hiện các bước như thu hồi tự nguyện, rồi báo cáo kết quả trong tối đa 03 ngày kể từ khi kết thúc thu hồi.
Điều 6 Thông tư 23/2018/TT-BYT xử lý trường hợp nghiêm trọng, khẩn cấp và trường hợp chủ sản phẩm không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ. Khi đó cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định cưỡng chế thu hồi, trong đó nêu rõ cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện, cơ quan giám sát, thời hạn cưỡng chế và hình thức xử lý sản phẩm sau thu hồi. Chủ sản phẩm phải thanh toán chi phí cho việc cưỡng chế thu hồi và xử lý trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có văn bản thông báo của cơ quan thực hiện.
Khoanh vùng đúng lô là việc quyết định quy mô và chi phí của cả đợt thu hồi. Nếu số lô ghi rõ trên bao bì và nhà máy có hồ sơ lô đầy đủ, bạn chỉ thu hồi đúng phần bị ảnh hưởng; nếu không, bạn phải thu hồi rộng hơn nhiều. Cơ chế truy ngược này được trình bày riêng trong bài truy xuất nguồn gốc là gì, còn phần thể hiện số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng trên nhãn hiện theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP ngày 23/01/2026 về nhãn hàng hóa — văn bản đã thay thế Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP. Với hàng nhập khẩu, cách thể hiện các thông tin này trên nhãn phụ cần được kiểm tra trước khi hàng lên kệ.
💬 Muốn rà soát điều khoản trách nhiệm thu hồi và cam kết hồ sơ lô trước khi ký hợp đồng gia công? Liên hệ Sunsho Trade để được tư vấn theo từng dòng sản phẩm.
Bốn cách xử lý sản phẩm sau thu hồi
Sau khi hàng đã về kho, luật cho phép bốn hướng xử lý và tiêu hủy chỉ là lựa chọn cuối cùng khi ba hướng còn lại không áp dụng được.
Khoản 3 Điều 55 Luật An toàn thực phẩm liệt kê bốn hình thức xử lý thực phẩm không bảo đảm an toàn: khắc phục lỗi của sản phẩm và lỗi ghi nhãn, chuyển mục đích sử dụng, tái xuất, tiêu hủy. Điều 7 Thông tư 23/2018/TT-BYT chi tiết hóa điều kiện áp dụng của từng hình thức.
| Hình thức xử lý | Điều kiện áp dụng | Hồ sơ và thủ tục | Chi phí |
|---|---|---|---|
| Khắc phục lỗi ghi nhãn | Sản phẩm vi phạm về ghi nhãn so với hồ sơ tự công bố hoặc hồ sơ đăng ký bản công bố | Đề xuất hình thức xử lý trong báo cáo kết quả thu hồi, chỉnh sửa nhãn theo đúng hồ sơ đã công bố, báo cáo kết quả xử lý | Chủ sản phẩm chịu theo khoản 4 Điều 55 |
| Chuyển mục đích sử dụng | Sản phẩm không sử dụng được trong thực phẩm nhưng có thể sử dụng trong lĩnh vực khác | Đề xuất kèm phương án cụ thể, chờ cơ quan có thẩm quyền xác nhận, ghi nhận bên tiếp nhận | Chủ sản phẩm chịu theo khoản 4 Điều 55 |
| Tái xuất | Sản phẩm nhập khẩu không phù hợp với hồ sơ tự công bố hoặc hồ sơ đăng ký bản công bố | Hồ sơ hải quan tái xuất, chứng từ lô hàng, báo cáo kết quả xử lý | Chủ sản phẩm chịu theo khoản 4 Điều 55 |
| Tiêu hủy | Sản phẩm không thể áp dụng ba hình thức trên, đặc biệt khi chỉ tiêu chất lượng có thể ảnh hưởng tới sức khỏe người tiêu dùng | Hợp đồng với đơn vị xử lý chất thải đủ điều kiện, biên bản tiêu hủy, báo cáo kết quả xử lý | Chủ sản phẩm chịu theo khoản 4 Điều 55 |
Với trường hợp thu hồi bắt buộc, cơ quan ra quyết định thu hồi có trách nhiệm xem xét đề xuất của chủ sản phẩm và xác nhận hình thức xử lý trong thời hạn 03 ngày làm việc, hoặc đề xuất hình thức xử lý khác nếu không đồng ý với đề xuất ban đầu. Sau khi xử lý xong, chủ sản phẩm báo cáo kết quả xử lý theo Điều 8 Thông tư 23/2018/TT-BYT.
Trong bốn hình thức trên, khắc phục lỗi ghi nhãn là nhóm dễ phòng ngừa nhất. Các lỗi hay gặp gồm sai lệch giữa nhãn in và hồ sơ đã công bố, thiếu nội dung bắt buộc, hoặc ghi công dụng vượt quá phạm vi đã đăng ký; danh mục nội dung bắt buộc và các lỗi trình bày thường bị bắt được liệt kê trong bài ghi nhãn thực phẩm bảo vệ sức khỏe. Đây cũng là nhóm thường có chi phí xử lý thấp hơn ba hình thức còn lại vì không phải tiêu hủy hàng, và có thể chặn từ đầu bằng một vòng đối chiếu nhãn trước khi in hàng loạt. Cần phân biệt cho đúng: sửa nhãn cho khớp hồ sơ đã công bố là khắc phục lỗi, còn nếu chính sản phẩm đã đổi tên, xuất xứ hay thành phần cấu tạo thì nghĩa vụ là công bố lại sản phẩm chứ không phải chỉnh nhãn; và công dụng đã đăng ký thì phải có tài liệu chứng minh công dụng đứng sau. Riêng hình thức tái xuất chỉ đặt ra với hàng nhập khẩu — với lô hàng bị phát hiện không đạt ngay ở cửa khẩu, chưa vào thị trường, hướng xử lý theo Điều 20 Nghị định 15/2018/NĐ-CP được trình bày trong bài kiểm tra nhà nước an toàn thực phẩm nhập khẩu. Cũng cần nhắc lại nguyên tắc nội dung khi thể hiện công dụng: thực phẩm bảo vệ sức khỏe không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.
Chế tài khi không thu hồi hoặc thu hồi không đúng quy định
Không thực hiện thu hồi theo quy định là một hành vi bị xử phạt hành chính riêng, và trước khi kết luận doanh nghiệp có phải chịu mức gấp đôi hay không, bạn phải tra danh sách điều khoản ngoại lệ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 115/2018/NĐ-CP.
Nghị định 115/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP, xử lý nhóm hành vi này tại Điều 26 — điều về truy xuất nguồn gốc, thu hồi và xử lý thực phẩm không bảo đảm an toàn. Theo bản hợp nhất của Nghị định 115/2018/NĐ-CP với Nghị định 124/2021/NĐ-CP tại thời điểm khảo sát: khoản 3 Điều 26 phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi thu hồi, xử lý thực phẩm không bảo đảm an toàn không đúng quy định hoặc không đúng nội dung yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; khoản 5 Điều 26 phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện thu hồi theo quy định của pháp luật đối với thực phẩm không bảo đảm an toàn; khoản 6 Điều 26 phạt tiền từ 01 lần đến 02 lần giá trị sản phẩm vi phạm đối với hành vi buôn bán sản phẩm hoặc lô sản phẩm đã có quyết định thu hồi. Ngoài phạt tiền, nghị định còn quy định các hình thức xử phạt bổ sung và biện pháp khắc phục hậu quả, trong đó có việc tước quyền sử dụng Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm có thời hạn và buộc thu hồi, xử lý thực phẩm vi phạm.
Quy đổi con số sang mức áp dụng cho doanh nghiệp phải chạy đúng thứ tự. Khoản 2 Điều 3 Nghị định 115/2018/NĐ-CP liệt kê sẵn một danh sách điều khoản mà con số ghi trong nghị định vốn đã là mức đối với tổ chức — trong danh sách đó có khoản 6 Điều 26 — nên chỉ khi điều khoản bạn đang xét không nằm trong danh sách này thì mức đối với tổ chức mới bằng 02 lần mức đối với cá nhân. Áp dụng vào phần trên: khoản 3 và khoản 5 Điều 26 không thuộc danh sách ngoại lệ, nên với một pháp nhân mức phạt tương ứng là 20-30 triệu đồng và 40-60 triệu đồng, còn khoản 6 Điều 26 giữ nguyên vì đã là mức tổ chức. Cách đọc đầy đủ của khoản 2 Điều 3 cùng danh sách ngoại lệ được trình bày trong bài giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm.
Vì mức tiền cụ thể của từng khoản đã trải qua sửa đổi và có thể tiếp tục thay đổi, bạn nên tra cứu bản hợp nhất mới nhất của Nghị định 115/2018/NĐ-CP tại thời điểm cần viện dẫn thay vì dựa vào con số nhớ lại. Điều không thay đổi là nguyên tắc: nghĩa vụ và chế tài đặt lên chủ sản phẩm, tức chủ thương hiệu.
Phân vai theo hợp đồng gia công và checklist phòng ngừa
Hợp đồng gia công phải phân định rõ việc nào là nghĩa vụ pháp lý của bạn và việc nào là nghĩa vụ cung cấp thông tin của nhà máy, vì cơ quan quản lý chỉ làm việc với bạn.
| Đầu việc khi có sự cố | Chủ thương hiệu (chủ sản phẩm) | Nhà máy gia công |
|---|---|---|
| Thông báo trong 24 giờ tới hệ thống phân phối | Chịu trách nhiệm thực hiện | Dừng sản xuất lô liên quan khi được thông báo |
| Lập kế hoạch và tổ chức thu hồi | Chịu trách nhiệm thực hiện | Hỗ trợ xác định phạm vi lô bị ảnh hưởng |
| Truy xuất lô, xác định nguyên nhân | Yêu cầu và tổng hợp | Cung cấp hồ sơ lô sản xuất, nhật ký sản xuất, hồ sơ nguyên liệu |
| Mẫu lưu và kiểm nghiệm đối chứng | Yêu cầu kiểm nghiệm lại | Lưu mẫu theo quy định nội bộ và cung cấp mẫu lưu khi có yêu cầu |
| Báo cáo kết quả thu hồi cho cơ quan | Chịu trách nhiệm nộp | Cung cấp số liệu sản xuất phục vụ báo cáo |
| Đề xuất và thực hiện hình thức xử lý sau thu hồi | Chịu trách nhiệm đề xuất và thực hiện | Phối hợp nếu xử lý là khắc phục lỗi ghi nhãn hoặc tiêu hủy tại nhà máy |
| Chi phí thu hồi và xử lý | Chịu trước cơ quan quản lý theo khoản 4 Điều 55 | Bồi hoàn theo thỏa thuận trong hợp đồng nếu lỗi thuộc về sản xuất |
Bảng trên cho thấy vì sao năng lực hồ sơ của nhà máy lại quan trọng đến vậy với bạn. Mọi ô ở cột bên phải đều là đầu vào cho những việc bạn phải làm ở cột bên trái, và tất cả đều bị ép trong khung thời gian tính bằng giờ. Vì vậy, hãy quy định trong hợp đồng thời hạn nhà máy phải cung cấp hồ sơ lô tính bằng giờ, và kiểm tra khả năng đáp ứng thực tế bằng một lần diễn tập truy ngược trước khi ký — câu hỏi nhà máy cần trả lời được là “lô nào, bao nhiêu, đi đâu”. Đây là tiêu chí nên nằm trong danh sách đánh giá khi bạn chọn đơn vị gia công thực phẩm chức năng, bên cạnh giá và MOQ. Ý nghĩa thực tế của chứng nhận GMP thực phẩm chức năng nằm chính ở khả năng truy ngược này, chứ không chỉ ở tấm chứng chỉ treo tường.
Checklist phòng ngừa nên hoàn thành trước khi lô hàng đầu tiên ra thị trường:
- Hồ sơ lô và mẫu lưu: yêu cầu nhà máy cam kết bằng văn bản về việc lưu hồ sơ sản xuất và mẫu lưu cho từng lô, kèm thời hạn cung cấp khi bạn yêu cầu, tính bằng giờ chứ không phải bằng ngày.
- Số lô rõ ràng trên bao bì: kiểm tra vị trí, độ bền và khả năng đọc của số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng trên từng quy cách đóng gói, đối chiếu với yêu cầu nhãn hàng hóa theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP.
- Danh sách nhà phân phối luôn cập nhật: một file duy nhất, có người phụ trách, có số điện thoại và email đã xác minh, rà soát định kỳ. Không có file này thì mốc 24 giờ là bất khả thi.
- Quy trình tiếp nhận phản ánh: chỉ định người nhận thông tin phản ánh từ khách hàng và kênh phân phối, kèm quy tắc leo thang, vì đồng hồ 24 giờ bắt đầu chạy từ lúc thông tin đến doanh nghiệp.
- Điều khoản trách nhiệm thu hồi trong hợp đồng: quy định rõ nghĩa vụ cung cấp hồ sơ lô, thời hạn phản hồi, phân bổ chi phí thu hồi và cơ chế bồi thường khi lỗi thuộc về sản xuất. Các nội dung cần có được liệt kê trong bài hợp đồng gia công thực phẩm chức năng.
- Diễn tập một lần: chọn ngẫu nhiên một lô đã xuất và thử truy ngược trên giấy xem mất bao lâu để biết chính xác số lô, số lượng và danh sách nơi nhận. Kết quả của bài tập này cho bạn biết bạn thực sự đứng ở đâu so với mốc 24 giờ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Tôi đặt gia công, nhà máy sản xuất sai thì tại sao tôi lại là người phải thu hồi?
Vì nghĩa vụ thu hồi gắn với chủ sản phẩm — theo Điều 3 Thông tư 23/2018/TT-BYT, đó là tổ chức, cá nhân đăng ký bản công bố sản phẩm hoặc tự công bố sản phẩm, với thủ tục công bố quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP — và trong mô hình gia công người đứng tên công bố là chủ thương hiệu. Việc nhà máy có lỗi được xử lý trong quan hệ hợp đồng giữa hai bên, thông qua bồi thường và truy trách nhiệm theo lô, nhưng không thay thế nghĩa vụ hành chính của bạn trước cơ quan quản lý.
2. Mốc 24 giờ được tính từ thời điểm nào?
Theo Điều 4 Thông tư 23/2018/TT-BYT, thời gian tối đa 24 giờ được tính từ thời điểm chủ sản phẩm tự phát hiện hoặc nhận được thông tin phản ánh về sản phẩm không bảo đảm an toàn, khi đã xác định sản phẩm thuộc trường hợp phải thu hồi. Trong khoảng thời gian đó, bạn phải thông báo tới toàn bộ hệ thống sản xuất, kinh doanh để dừng và thu hồi sản phẩm.
3. Sau khi thu hồi xong thì phải làm gì tiếp?
Trong thời gian tối đa 03 ngày kể từ khi kết thúc việc thu hồi, chủ sản phẩm báo cáo kết quả thu hồi tới cơ quan có thẩm quyền theo mẫu quy định và đề xuất hình thức xử lý sau thu hồi. Bốn hình thức được phép là khắc phục lỗi ghi nhãn, chuyển mục đích sử dụng, tái xuất và tiêu hủy, theo khoản 3 Điều 55 Luật An toàn thực phẩm và Điều 7 Thông tư 23/2018/TT-BYT. Sau khi xử lý xong, bạn tiếp tục báo cáo kết quả xử lý.
4. Nếu tôi không thu hồi thì bị xử lý thế nào?
Nghị định 115/2018/NĐ-CP, đã được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP, xử lý nhóm hành vi này tại Điều 26: khoản 5 phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với hành vi không thực hiện thu hồi theo quy định, khoản 3 phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với hành vi thu hồi, xử lý không đúng quy định hoặc không đúng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Ngoài phạt tiền còn có thể bị tước quyền sử dụng Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm có thời hạn và buộc thu hồi, xử lý sản phẩm vi phạm. Muốn biết doanh nghiệp phải chịu mức nào, hãy tra danh sách ngoại lệ tại khoản 2 Điều 3 trước rồi mới kết luận: hai khoản nêu trên không nằm trong danh sách nên mức đối với tổ chức bằng 02 lần con số ghi trong nghị định.
5. Chi phí thu hồi và tiêu hủy do ai chịu?
Khoản 4 Điều 55 Luật An toàn thực phẩm quy định tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm không bảo đảm an toàn chịu mọi chi phí cho việc thu hồi và xử lý thực phẩm. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền phải cưỡng chế thu hồi theo Điều 6 Thông tư 23/2018/TT-BYT, chủ sản phẩm phải thanh toán chi phí trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có văn bản thông báo. Việc nhà máy gia công hoàn lại phần chi phí này cho bạn phụ thuộc hoàn toàn vào điều khoản trong hợp đồng gia công.
💬 Sunsho Trade kết nối chủ thương hiệu Việt Nam với nhà máy đối tác đạt chuẩn GMP tại Nhật Bản, kèm hồ sơ lô và tài liệu kỹ thuật phục vụ công bố cũng như xử lý sự cố. Gửi yêu cầu báo giá gia công hoặc trao đổi trực tiếp qua Zalo.